Tất cả tinh hoa kiến thức, xu hướngkinh nghiệm về quản trị nhân lực trên toàn cầu.

Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Mô tả công việc

Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.

Các công việc chính

  • Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công việc của phòng hành chính nhân sự từ cấp độ phòng ban tới từng cá nhân.
  • Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật ..... nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
  • Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng cùng các nhân sự trong phòng.
  • Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách … trong doanh nghiệp. Phối hợp thực hiện và áp dụng các chính sách này cùng các nhân sự trong phòng Hành chính.  
  • Lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Tra cứu thông tin về hồ sơ trong Database của doanh nghiệp khi cần thiết.
  • Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.
  • Các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
KPI công việc
  • Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
  • Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
  • Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
  • Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)
Yêu cầu công việc
  • Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Luật, Hành Chính - Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
  • Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm làm trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc các vị trí quản lý tương đương.
  • Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng.
  • Giao tiếp tiếng Anh đạt mức độ khá. Thành thạo tiếng Anh là một lợi thế.
  • Là người có khả năng bao quát, lập kế hoạch, báo cáo và quản lý tốt.
  • Có kinh nghiệm quản lý / hoạch định chính sách doanh nghiệp là một lợi thế.
  • Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt.
  • Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
  • Là người quyết đoán, trung thực, hiệu quả trong công việc.
Năng lực liên quan
Bộ câu hỏi phỏng vấn
  • Bạn hãy mô tả 1 ngày làm việc điển hình của 1 trưởng phòng nhân sự.
  • Trong phòng nhân sự dưới sự chỉ đạo của bạn cần có các vị trí, chức vụ gì? Phân công công việc sẽ như thế nào đối với các chức vụ / vị trí đó?
  • Nêu quy trình bổ nhiệm nhân sự.
  • Nêu quy trình ký kết hợp đồng với nhân sự mới và thanh lý hợp đồng / sa thải nhân sự cũ.
  • Bạn đã xem chính sách và quy định mà chúng tôi gửi vài ngày trước chưa? Bạn nghĩ chính sách đó có vấn đề gì không? Bạn có đề xuất gì để chúng tôi cải thiện chính sách này?
  • Bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho công việc trưởng phòng hành chính tổng hợp không? Hãy nêu các chức năng và hiệu quả của các chức năng đó.
  • Bạn sẽ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân viên, các văn bản và biểu mẫu giấy tờ của doanh nghiệp ở đâu? Khi cần truy xuất thông tin, bạn sẽ làm như thế nào?