Thư ký là gì?
Mô tả công việc
Thư ký là người phụ trách việc hỗ trợ ghi chép, sắp xếp và thông báo các công việc, đề xuất, tin tức cho giám đốc doanh nghiệp.
Các công việc chính
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Ban Tổng Giám đốc.
- Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc trước buổi họp hay hội nghị.
- Tiếp nhận các cuộc gọi hay đặt lịch hẹn với các đối tác là cá nhân / tổ chức có liên lạc với ban giám đốc.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý cơ bản các thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban, các cá nhân / tổ chức khác gửi lên Ban Giám đốc.
- Lưu giữ thông tin tài liệu đã, đang và sắp được xử lý trong kho dữ liệu để phục vụ việc tra cứu.
- Biên phiên dịch tài liệu khi cần. Soạn thảo, hỗ trợ gửi các văn bản, Email hay các tài liệu mà Giám đốc yêu cầu.
- Chuyển các báo cáo của các phòng ban liên quan cho ban giám đốc.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.
KPI công việc
- Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
- Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành về Kinh tế, Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh, …
- Có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm làm thư ký giám đốc hay các vị trí tương tự trong doanh nghiệp.
- Có hiểu biết về cách quản trị doanh nghiệp.
- Thành thạo tin học văn phòng.
- Có kỹ năng tiếng Anh tốt, thành thạo là một lợi thế.
- Có khả năng tổ chức và sắp xếp tốt vì công việc yêu cầu nhiều giấy tờ và thông tin cần lưu trữ.
- Có kỹ năng viết báo cáo.
- Có khả năng giao tiếp tốt, khéo léo.
- Là người tự tin, có phong thái chuyên nghiệp, khéo léo và cẩn thận.
Năng lực liên quan
- Knowledge - Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
- Knowledge - Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
- Knowledge - Trình độ ngôn ngữ
- Knowledge - Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
- Skill - Kỹ năng giao tiếp
- Skill - Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
- Skill - Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
- Skill - Kỹ năng quản trị thay đổi
- Skill - Kỹ năng làm việc nhóm
- Skill - Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
- Skill - Năng lực giải trình
- Skill - Tự học, tự trau dồi
- Skill - Kỹ năng đối mặt với áp lực
- Skill - Tư duy trực giác
- Attitude - Năng lực sáng tạo và đổi mới
- Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận
- Attitude - Nhạy bén
- Attitude - Trung thực
- Attitude - Bảo mật kinh doanh
Bộ câu hỏi phỏng vấn
- Bạn có thể kể về 1 ngày làm việc điển hình của thư ký được không?
- Nêu quy trình sắp xếp một buổi họp.
- Nêu quy trình tiếp khách khi giám đốc vắng mặt / bận.
- Bạn có sử dụng công cụ gì để hỗ trợ cho việc thư ký không? Nêu cách hoạt động và các chức năng bạn sử dụng.
- Bạn thường lưu trữ và sắp xếp các giấy tờ hay thông tin của giám đốc như thế nào? Bằng công cụ nào?
- Bạn có thể soạn thử 1 Email mời đối tác là công ty Z đến dự hội thảo ra mắt sản phẩm mới của chúng tôi được không?
- Bạn tự đánh giá khả năng tin học và tiếng Anh của mình như thế nào? Giả sử tôi là 1 vị khách nước ngoài tới sớm khi buổi họp còn 15 phút nữa mới bắt đầu, bạn sẽ nói những gì?
- Bạn sẽ chuẩn bị những tài liệu gì cho buổi họp định kỳ của ban lãnh đạo?
Ứng dụng bộ từ điển năng lực vào tuyển dụng:
Hiện trên thị trường Việt Nam có duy nhất 1 đơn vị cung cấp công nghệ ATS là Base E-Hiring dành cho các phòng ban tuyển dụng xây dựng bộ tiêu chuẩn Năng lực và bộ câu hỏi phỏng vấn cho từng vị trí. Các anh chị nhân sự có thể tham khảo tại đây:
