Nhân viên lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân là người phụ trách quầy lễ tân, đón tiếp khách khi tới và rời khỏi công ty. Ngoài ra, lễ tân còn phụ trách giải đáp các thắc mắc của khách khi tới doanh nghiệp và làm một số thủ tục Check-in (xin tên, thông báo khách cho người gặp, đeo thẻ,…).

• Bàn giao đồ đạc, kiểm tra các ổ khóa, cơ sở vật chất trước khi ra về hoặc chuyển ca cho người ca sau
• Chuẩn bị đón khách, Check-in cho khách
• Sử dụng điện thoại để thông báo cho các phòng / các cá nhân trong công ty về khách sắp tới và hướng dẫn khách về sơ đồ của doanh nghiệp, giúp cho khách có thể tìm đúng người, đúng nơi quy định
• Nhận các cuộc gọi tới đường dây nóng của công ty (thay trực tổng đài nếu công ty không có bộ phận tổng đài)
• Kiêm phòng thông tin sơ bộ về doanh nghiệp khi có người tới hỏi ở doanh nghiệp
• Tiếp khách chờ khi chưa tới hẹn
• Làm thủ tục Check-out cho khách (nếu có)

• Chỉ số khách hàng thiện cảm (Net Promoter Score - NPS)
• Chỉ số hài lòng của khách hàng (Customer Satisfaction Index)
• Tỷ lệ gắn bó với khách hàng (Customer Engagement)
• Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng (Customer Complaints)

• Tốt nghiệp trình độ Cao đẳng trở lên
• Có kinh nghiệm lễ tân là một lợi thế
• Có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ
• Có khả năng sử dụng máy tính, điện thoại
• Trí nhớ tốt, hiểu về sơ hồ doanh nghiệp, các quy định bên trong doanh nghiệp
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, lễ phép, lịch sự

• Knowledge - Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
• Knowledge - Trình độ ngôn ngữ
• Knowledge - Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
• Skill - Kỹ năng giao tiếp
• Skill - Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
• Skill - Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
• Skill - Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
• Skill - Năng lực giải trình
• Skill - Kỹ năng đối mặt với áp lực
• Skill - Tư duy trực giác
• Attitude - Thái độ đặt khách hàng là trung tâm
• Attitude - Tỉ mỉ, cẩn thận
• Attitude - Nhạy bén
• Attitude - Trung thực

• Bạn có thể cho biết đâu là những phẩm chất của một nhân viên lễ tân tốt không?
• Theo bạn, các công việc chính của lễ tân bao gồm những gì?
• Bạn có thể nêu quy trình Check-in cho khách ở công ty chúng tôi được không? Biết rằng chúng tôi cần thẻ ra vào để lên văn phòng.
• Có một người đến công ty có chuyện, anh ta cần tìm phòng hành chính nhân sự, giả sử tôi là anh chàng đó, bạn có thể hướng dẫn tôi đường đi tới phòng nhân sự được không?