Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là tuyển dụng hay đào tạo mà còn là “trái tim” chiến lược của doanh nghiệp. Vậy, quản lý nhân sự là gì? Nó là một hệ thống toàn diện giúp xây dựng, phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng, đảm bảo tối ưu hóa hiệu suất làm việc và phát triển bền vững.
Bài viết Talent này sẽ cùng bạn khám phá định nghĩa, vai trò cũng như quy trình cốt lõi của quản lý nhân sự, từ đó cung cấp những kiến thức thiết thực giúp bạn xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và chuyên nghiệp.
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự là cách tiếp cận chiến lược và toàn diện để quản lý tài sản giá trị nhất của một doanh nghiệp – đó là con người. Quản lý nhân sự bao hàm tất cả các khía cạnh trong vòng đời của một nhân viên, từ tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo, phát triển, cho đến tính toán lương thưởng và quản lý hiệu suất.
Quản lý nguồn nhân lực ngày càng quan trọng đối với các công ty, bởi lẽ cuộc cạnh tranh nhân tài trên thị trường toàn cầu đang ngày một khốc liệt. HRM đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Công nghệ tự động hóa cũng ngày càng tỏ rõ giá trị trong lĩnh vực này bởi nó giúp công tác quản lý nhân sự dễ dàng và chuẩn xác hơn bao giờ hết.
2. Quản lý nhân sự là làm gì? Quy trình quản lý nhân sự A – Z cho doanh nghiệp
Như đã đề cập, quản lý nhân sự bao gồm nhiều chức năng và nhiệm vụ khác nhau với mục đích mang lại thành công chung cho doanh nghiệp. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ đi vào từng nhóm chức năng cốt lõi cùng quy trình tương ứng của công tác HRM.
2.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực (HRP) là một quy trình quản lý nhân sự quan trọng giúp mỗi tổ chức đảm bảo là họ đang giữ đúng người – đúng nơi – đúng lúc để phục vụ mục tiêu kinh doanh. Ở đây, HR sẽ dự báo nhu cầu lao động tương lai, từ đó phát triển chiến lược để tìm và giữ được đủ nhân tài phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Quy trình hoạch định cụ thể bao gồm các giai đoạn như sau:
- Phân tích lực lượng lao động hiện tại: Cán bộ nhân sự sẽ nghiên cứu và đánh giá nội lực của doanh nghiệp dựa trên số lượng nhân viên hiện có cùng kỹ năng, học vấn, kinh nghiệm, đặc điểm nhân khẩu học, lương thưởng và hiệu suất của họ.
- Dự báo nhu cầu lao động tương lai: Ở bước này, HR sẽ dựa trên nhiều yếu tố như xu hướng dịch chuyển nhân sự của công ty, sự tăng trưởng của doanh nghiệp, sự tiến bộ của công nghệ đương thời, và các xu hướng ngành nghề để đưa ra dự báo cho riêng cho từng trường hợp.
- Phát triển và thực thi các chiến lược mới: Chiến lược sẽ nhằm rút ngắn khoảng cách giữa lực lượng nhân sự hiện tại và nhu cầu nhân sự tương lai. Chiến lược có thể bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển, hay giữ chân người lao động. Để thực thi, bộ phận HR sẽ cần ngân sách, quyền gây tác động, cùng sự ủng hộ của tất cả các phòng ban để đạt hiệu quả tốt nhất.
- Giám sát và đánh giá kết quả: Đây là bước cuối cùng, trong đó các cán bộ quản lý nhân sự cùng ngồi lại phân tích dữ liệu, so sánh và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
2.2 Tuyển dụng
Tuyển dụng là một quy trình then chốt khác trong quản lý nhân sự. Sau những bước tuyển chọn nhân tài kỹ lưỡng, doanh nghiệp không chỉ đơn giản lấp đầy chỗ trống trong các phòng ban mà còn củng cố sức mạnh tập thể, tăng năng lực cạnh tranh của công ty trong hoạt động sản xuất, kinh doanh sau này. Cùng xem các bước để đạt được điều đó sau đây:
- Chuẩn bị: Ở bước này, HR sẽ xác định nhu cầu của công ty và lên các bản mô tả công việc JD tương ứng, bao gồm thông tin như yêu cầu học vấn, kỹ năng, thời gian và hình thức làm việc, các phúc lợi của doanh nghiệp, cách ứng tuyển,…
- Phát triển chiến lược: Lúc này, cán bộ quản lý nhân sự sẽ tính toán chu toàn để việc tuyển dụng diễn ra thuận lợi nhất. HRM sẽ quyết định ai làm khâu nào, thông tin tuyển dụng sẽ đăng tải ở đâu, ngân sách và thời gian cho mỗi hoạt động ra sao,…
- Tìm kiếm: Ứng viên có thể đến từ nội bộ (nhân viên đang làm, hoặc người quen mà họ giới thiệu) hay bên ngoài (doanh nghiệp khác, trường đại học, các khoa viện, người lao động tự do). HR sẽ không bỏ qua nguồn nào để có ứng viên tốt nhất.
- Sàng lọc: Ở bước này, hàng trăm CV có thể được xét duyệt và so sánh với chân dung ứng viên tiềm năng. Bộ phận nhân sự sẽ liên hệ một số ứng viên phù hợp để hỏi sàng lọc cũng như gửi bài kiểm tra trình độ khi cần thiết.
- Phỏng vấn và lựa chọn: Đây là lúc HR tổ chức các buổi gặp mặt trực tiếp để các cấp quản lý trao đổi với ứng viên về chuyên môn, mục tiêu và sự phù hợp về văn hóa. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá và lựa chọn nhân tài.
- Mời nhận việc và hội nhập: Khi đã lựa chọn được người phù hợp, HR sẽ thay mặt doanh nghiệp gửi thư mời với đầy đủ thông tin lương thưởng, quyền lợi và ngày nhận việc. Nếu ứng viên đồng ý, tiếp theo sẽ là thời gian họ đến thử việc và làm quen môi trường mới. Cán bộ quản lý nhân sự sẽ tổ chức đào tạo hội nhập.
- Đánh giá quy trình: Dựa vào dữ liệu tính toán và ý kiến khảo sát được sau quy trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động và rút kinh nghiệm cho lần tới.
2.3 Đào tạo và phát triển
Nhân sự vào làm việc ổn định rồi? Đó chưa phải là kết thúc. Nhiệm vụ quản lý nhân sự lúc này là xây dựng và củng cố một hệ thống đào tạo bài bản, giúp nhân viên đào sâu kiến thức và phát triển đa dạng kỹ năng, từ đó thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức. Chú tâm vào đào tạo và phát triển cũng là một giá trị hấp dẫn của doanh nghiệp giúp giữ chân các nhân tài trẻ tuổi. Quy trình sẽ diễn ra như sau:
- Xác định nhu cầu: HR sẽ đánh giá toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp để quyết định lập ra các phòng ban mới hay phát triển các phòng ban hiện có. Doanh nghiệp cần đào tạo để nhân viên hiểu và thích nghi với các vai trò, kỹ thuật và quy trình làm việc mới nhất.
- Đặt ra mục tiêu: Bộ phận quản lý nhân sự cần hướng đến mục tiêu rõ ràng như phổ biến kiến thức về sản phẩm hay dịch vụ mới, học kỹ năng mới, học sử dụng phần mềm mới, tìm hiểu về quy trình an toàn, tiêu chuẩn chất lượng,…
- Lựa chọn phương pháp đào tạo: Đó có thể là mở lớp học trực tiếp trên công ty, đào tạo trên máy tính, thực hành, nhập vai, nghiên cứu tình huống, xem lại video. HR cần một kế hoạch toàn diện về nội dung, phương pháp giảng dạy, thời lượng và cách đánh giá.
- Thực thi: Bao gồm các công việc như liên hệ người đào tạo, lên lịch học, chọn địa điểm học, chuẩn bị tài liệu và thiết bị, trợ giảng,… để đảm bảo bài học diễn ra được suôn sẻ.
- Đánh giá: Bộ phận nhân sự sẽ đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo thông qua phản hồi của người tham gia, đánh giá trước sau, bài tập, dự án hoặc bài kiểm tra, rồi so với các mục tiêu đã định trước.
- Theo dõi hiệu suất làm việc: Hiệu suất có đang cải thiện hay không? Có cần thêm các buổi đào tạo nâng cao không? HR sẽ khảo sát và theo dõi để trả lời các câu hỏi này, từ đó lập kế hoạch cho các chương trình trong tương lai.
2.4 Quản lý lương thưởng và phúc lợi
Quản lý lương thưởng và phúc lợi (C&B) là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý nhân sự, tập trung vào việc tính lương, trả lương và cung cấp phúc lợi cho nhân viên, cùng các hoạt động truyền thông nội bộ liên quan. Cán bộ HRM sẽ thực hiện nhiều lần các hoạt động dưới đây và ra quyết định điều chỉnh theo tình hình thực tế. Không chỉ đảm bảo đúng luật, đây còn là nghiệp vụ rất hữu ích để thu hút, động viên và giữ chân nhân tài của công ty.
- Xây dựng triết lý trả lương: Hãy xác định các nguyên tắc và chiến lược để đưa ra mức lương, cấu trúc lương và quyền lợi cho nhân sự. Triết lý trả lương nên phù hợp với sứ mệnh, giá trị và chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thị trường: Bộ phận HR sẽ thu thập dữ liệu về mức lương và xu hướng ngành theo khu vực địa lý cụ thể, từ đó xác định khả năng cạnh tranh trong việc tuyển và giữ nhân tài của gói lương thưởng hiện tại.
- Xây dựng cấu trúc lương: Cán bộ quản lý nhân sự sẽ xác định khoảng lương cho từng vị trí và cấp bậc khác nhau, có cân nhắc các yếu tố như kinh nghiệm, kỹ năng, hiệu suất làm việc và dữ liệu nghiên cứu thị trường.
- Quản lý lương thưởng: Bao gồm việc tính lương, làm và gửi bảng lương, thanh toán lương kịp thời, quản lý phúc lợi, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật.
- Truyền đạt thông tin: HR cần cung cấp cho nhân viên thông tin rõ ràng, chính xác về lương thưởng và phúc lợi của họ thông qua tài liệu truyền thông nội bộ, các buổi họp phổ biến, email và chat.
- Đánh giá và cập nhật: Phòng nhân sự cần lên lịch để thường xuyên thu thập ý kiến nhân viên và tổng hợp dữ liệu, từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời để giữ chân nhân tài.
2.5 Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất nên là một hoạt động liên tục và thường xuyên, chứ không chỉ mỗi năm một hai lần khi chuẩn bị review lương thưởng, hay khi có sự cố công việc. Trong đó sẽ có các buổi họp giữa nhân viên và quản lý trực tiếp, nhân viên và HR với mục tiêu đánh giá, theo dõi và cải thiện hiệu suất làm việc. Đối tượng áp dụng không chỉ là nhân viên yếu kém, mà là cả những nhân viên đang làm việc ổn định, bởi bạn cần cả tập thể cùng phát triển và đạt được kết quả tốt nhất.
Quá trình quản lý nhân sự về hiệu suất có thể được chia thành ba giai đoạn chính:
- Huấn luyện: Giai đoạn huấn luyện nhằm đào tạo nhân viên, thiết lập kỳ vọng và mục tiêu, tạo nền tảng phản hồi hai chiều để giúp nhân viên phát triển. HR cần phối hợp với quản lý từng bộ phận để lên kế hoạch cụ thể và giám sát chi tiết từng hoạt động. Việc đánh giá liên tục cũng như trao thưởng kịp thời cho nhân viên làm tốt rất quan trọng để khích lệ sự tiến bộ chung.
- Khắc phục: Nếu sau đó, có một số nhân viên không thể tự đạt kỳ vọng doanh nghiệp đã đề ra, thì ở bước tiếp theo, quản lý và nhân viên cần cộng tác để xác định nguyên nhân gốc rễ của hiệu suất yếu kém và lên kế hoạch cùng hành động.
- Chấm dứt hợp tác: Nếu vẫn không có cải thiện nào đáng kể từ phía các nhân viên kể trên, thì đây là lúc đưa ra một quyết định khó khăn nhưng cần thiết. Trong nhiều trường hợp, việc này sẽ mở ra cơ hội mới cho cả doanh nghiệp và nhân viên sau khoảng thời gian bế tắc.
3. 5 mô hình quản lý nhân sự nổi tiếng thế giới
Mô hình quản lý nhân sự là một cấu trúc để hiểu vai trò của nguồn nhân lực trong một tổ chức. Nó cho thấy cách công việc của nhân sự có thể ảnh hưởng đến tổ chức, cũng như cách tổ chức có thể ảnh hưởng đến nhân sự. Cán bộ quản lý nhân sự HRM có thể sử dụng những mô hình này để định hướng công việc và mang lại giá trị mới cho doanh nghiệp. Sau đây, hãy cùng Base xem qua 5 mô hình nổi tiếng nhất.
3.1 Mô hình Ulrich (The Ulrich Model)
Mô hình Ulrich, hay còn gọi là Mô hình Dave Ulrich, phân loại những người ảnh hưởng đến việc quản lý nhân sự thành bốn vai trò. Mô hình này ưu tiên yếu tố con người hơn là quy trình và chính sách. Bốn vai trò đó bao gồm:
- Đối tác chiến lược: Họ giúp doanh nghiệp phát triển bằng cách xây dựng chiến lược nhân sự.
- Nhà tiên phong thay đổi: Họ tập trung cải thiện trải nghiệm nhân viên thông qua văn hóa và kế hoạch thực thi.
- Chuyên gia quản lý hành chính: Họ quản lý tài năng, điều hành hoạt động nhân sự hằng ngày và đánh giá hiệu quả bằng chỉ số.
- Nhà vô địch nhân viên: Họ bảo vệ lợi ích nhân viên, đảm bảo nhân sự hạnh phúc, khỏe mạnh và khả năng làm việc của mỗi nhân viên.
3.2 Mô hình Harvard (The Harvard Framework)
Mô hình Harvard bao gồm 5 yếu tố liên quan đến nhau nhưng không hoàn toàn tuyến tính. Ở một đầu là lợi ích các bên liên quan (cổ đông, công đoàn, chính phủ, cộng đồng) và yếu tố tình hình (thị trường lao động, pháp luật). Hai yếu tố này tác động tới chính sách quản lý nhân sự. Chính sách lại tạo ra kết quả quản lý nhân sự, ví dụ như giữ chân được nhân viên. Kết quả này dẫn tới kết quả dài hạn hơn như vị thế doanh nghiệp và phúc lợi nhân viên. Những điều này tác động ngược lại tới chính sách quản lý nhân sự và hai yếu tố đầu, tạo thành vòng phản hồi ảnh hưởng tới công tác HRM trong tương lai.
3.3 Mô hình 5P (5Ps Model)
Mô hình 5Ps bao gồm năm yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự là mục đích (Purpose), nguyên tắc (Principles), quy trình (Processes), con người (People) và hiệu suất (Performance). Năm yếu tố này không tuyến tính mà bổ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý. Cụ thể từng yếu tố như sau:
- Mục đích: Tầm nhìn, mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc: Giá trị cơ bản quyết định văn hóa doanh nghiệp.
- Quy trình: Công việc hàng ngày đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.
- Con người: Nhân viên tham gia vào doanh nghiệp.
- Hiệu suất: Kết quả, chỉ số, tiến triển hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp.
3.4 Mô hình Chuỗi giá trị Nhân sự (HR Value Chain models)
Có hai mô hình Chuỗi giá trị Nhân sự:
- Mô hình tiêu chuẩn gồm 3 yếu tố liên quan đến nhau là Hoạt động quản lý nhân sự bao gồm đào tạo, tuyển dụng; Kết quả quản lý nhân sự như mức độ hứng thú của nhân viên, khả năng giữ chân của nhân viên; và Mục tiêu của doanh nghiệp.
- Mô hình tiên tiến sẽ bổ sung thêm Bảng đo lường hiệu quả bằng các chỉ số then chốt (KPI) xem xét khía cạnh khách hàng, tài chính, quy trình; và Ba yếu tố khởi động công việc HRM bao gồm nhân sự chuyên nghiệp, ngân sách, hệ thống quản lý.
Tóm lại, hai mô hình quản lý nhân sự đều mô tả mối tương quan giữa các yếu tố trong HRM nhằm đóng góp cho mục tiêu của doanh nghiệp, trong đó mô hình tiên tiến bổ sung thêm các yếu tố khá quan trọng.
3.5 Mô hình Nhân quả Tiêu chuẩn (Standard Causal Model)
Mô hình Nhân quả Tiêu chuẩn mô tả mối liên hệ tuyến tính giữa các yếu tố trong quản lý nhân sự HRM:
- Chiến lược tổng thể của doanh nghiệp ảnh hưởng đến chiến lược nhân sự.
- Chiến lược nhân sự dẫn đến các hoạt động thực thi về nhân sự.
- Các hoạt động thực thi về nhân sự tạo ra kết quả nhân sự.
- Kết quả nhân sự ảnh hưởng đến hiệu suất nội bộ.
- Hiệu suất nội bộ tác động đến hiệu suất tài chính.
Bên cạnh đó, mô hình còn mô tả các vòng phản hồi giữa các yếu tố, nhất là từ hiệu suất tài chính tới các yếu tố đầu vào như chiến lược nhân sự hay hoạt động thực thi.
4. Quản lý nhân sự bằng Excel: Tham khảo các biểu mẫu sau đây (Tải miễn phí)
Excel vẫn là công cụ quen thuộc với phòng nhân sự doanh nghiệp vừa và nhỏ nhiều năm nay. Những file quản lý nhân sự “bí truyền” ấy đã được chúng tôi tổng hợp lại ngay tại đây, kèm với hướng dẫn cách điền để giúp bạn quản lý danh sách nhân viên, hồ sơ nhân viên, hợp đồng làm việc, biến động tiền lương, theo dõi nhân sự mới, hay theo dõi nhân sự nghỉ việc tiện lợi nhất.
Bên cạnh đó, HR đừng quên lưu lại những mẫu bảng chấm công Excel. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân viên, để đánh giá năng suất và chi trả lương một cách minh bạch. File sẽ giúp bạn thao tác dễ dàng và hạn chế sai sót.
>> 10 MẪU BẢNG CHẤM CÔNG EXCEL MỚI NHẤT <<
Bảng lương cũng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự hằng tháng. Bảng lương giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính minh bạch trong thanh toán lương với nhân viên. Hơn thế, dựa vào bảng lương, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi năng lực nhân sự và đánh giá hiệu quả hoạt động nói chung.
Đọc thêm: Top 12+ phần mềm quản lý nhân sự toàn diện và tốt nhất 2025
5. Xu hướng quản lý nhân sự 4.0
Xu hướng quản lý nhân sự 4.0 chủ yếu tập trung vào việc tích hợp công nghệ số vào mọi khía cạnh của quản trị nguồn nhân lực. Các xu hướng nổi bật bao gồm:
- Tự động hóa và AI: Ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và dự báo nhu cầu nhân lực, giúp giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác.
- Phân tích dữ liệu lớn: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
- Nền tảng đám mây và phần mềm HR: Áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự trực tuyến, cho phép truy cập thông tin bất cứ lúc nào và hỗ trợ làm việc từ xa, góp phần nâng cao tính linh hoạt và kết nối trong tổ chức.
- Chuyển đổi số toàn diện: Đưa công nghệ vào mọi quy trình nhân sự từ tuyển dụng đến đào tạo, tạo điều kiện cho việc phát triển liên tục và cải thiện văn hóa doanh nghiệp.
- Tập trung vào trải nghiệm nhân viên: Phát triển các nền tảng tương tác, tự phục vụ và phản hồi nhanh nhằm nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.
Những xu hướng này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả quản lý mà còn tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, thích ứng nhanh với sự biến đổi của thị trường toàn cầu.
6. Kết luận
Thị trường lao động vẫn sẽ còn thay đổi như vũ bão, đòi hỏi các nhà quản lý nhân sự phải liên tục chuyển mình và đổi mới. Hãy nhớ con người trong doanh nghiệp không chỉ là chi phí nhất thời, mà là khoản đầu tư cho một tương lai vững chãi. Trên hành trình đó, công nghệ sẽ không thay thế kỹ năng, kinh nghiệm và óc phán đoán của những HRM dạn dày nhất, mà sẽ là trợ thủ đắc lực giúp họ quản lý nhân sự hiệu quả và đưa doanh nghiệp vươn tới đỉnh cao.
