Việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp tạo ra ảnh hưởng không nhỏ đến thành công của một tổ chức hay doanh nghiệp. Một công cụ quá đơn sơ có thể thiếu đi các tính năng cần thiết để quản lý dự án tầm cỡ, trong khi một phần mềm quá phức tạp có thể khiến đội nhóm nhỏ lúng túng trong quá trình sử dụng và gây lãng phí ngân sách.
Vì vậy, trong bài viết này, Talent sẽ phân tích chi tiết tính năng và chi phí của 10 phần mềm quản lý công việc nổi bật nhất hiện nay, giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp, dù là để quản lý công việc cá nhân, nhóm nhỏ hay quy mô toàn doanh nghiệp.
1. 5 Tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Việc lựa chọn một phần mềm quản lý công việc tốt nhất dành cho cá nhân hoặc tổ chức của bạn đòi hỏi xem xét đến nhiều tiêu chí khác nhau, và tiêu biểu trong số đó là:
– Sử dụng dễ dàng: Không ai muốn làm việc với một phần mềm quá cồng kềnh, rối mắt, gây tốn nhiều thời gian để thao tác hoặc hoàn tác khi cần thiết. Bởi vậy, tiêu chí quan trọng đầu tiên là phần mềm cần có giao diện trực quan, dễ điều hướng, hỗ trợ cộng tác và cho phép nhân viên nhanh chóng làm quen mà không mất nhiều thời gian học hỏi.
Lấy một ví dụ là Base Wework, một ứng dụng quản lý công việc có thiết kế giao diện tiếng Việt trực quan, chủ yếu xoay quanh các bảng, danh sách và thẻ kéo – thả, có thể được sử dụng cho nhiều loại hình công việc hay dự án. Người dùng hoàn toàn có thể nắm bắt cách sử dụng ứng dụng ngay trong quá trình làm việc mà không cần mày mò quá nhiều. Ngoài ra, Base Wework còn cung cấp thư viện tài nguyên hướng dẫn chi tiết, bao gồm video và bài viết, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và khai thác tối đa các tính năng.
– Cung cấp đầy đủ các tính năng cốt lõi: Công cụ quản lý công việc tốt nhất không nhất thiết phải là công cụ đắt tiền nhất hoặc có nhiều tính năng hiện đại nhất—mà thay vào đó, cung cấp cho người dùng các tính năng cốt lõi để quản lý công việc, dự án một cách toàn diện, từ khi khởi tạo danh sách nhiệm vụ đến báo cáo kết quả thực hiện. Một số tính năng chính cần có ở một phần mềm quản lý công việc bao gồm:
- Tính năng lập kế hoạch: Tạo lập danh sách công việc cần thực hiện với các thông tin chi tiết về tên công việc, thời gian và người phụ trách.
- Tính năng cộng tác: Phản hồi, bình luận và chia sẻ tài liệu trên từng công việc và dự án theo thời gian thực.
- Tính năng báo cáo: Tự động thống kê tỷ lệ công việc đã hoàn thành/chưa hoàn thành hoặc chờ quản lý phê duyệt.
- Tính năng phân quyền: Thiết lập quyền sử dụng các tính năng của phần mềm theo các vai trò: Quản lý – Thành viên – Khách hoặc Người giao/nhận việc – Người theo dõi.
– Tích hợp liền mạch với các công cụ khác: Mỗi doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phần mềm làm việc khác nhau, chẳng hạn như Microsoft 365, Google Drive, Slack,… Vì vậy, phần mềm quản lý công việc cần có khả năng kết nối liền mạch với các ứng dụng mà doanh nghiệp hiện có để tạo thành một hệ thống dữ liệu tập trung và đồng bộ. Và về khoản này, các giải pháp Software as a Service (SaaS) thường mang lại khả năng tích hợp linh hoạt hơn so với ERP.
– Mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp: Phần mềm quản lý công việc cần duy trì hiệu suất ổn định ngay cả khi khối lượng công việc và quy mô doanh nghiệp tăng lên. Theo đó, đừng chỉ lựa chọn giải pháp đáp ứng nhu cầu hiện tại, mà hãy tìm một phần mềm có thể mở rộng linh hoạt khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Dẫu biết rằng hệ thống công nghệ trong doanh nghiệp luôn thay đổi theo thời gian, nhưng việc triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng một công cụ mới luôn đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực. Vì vậy, một phần mềm có khả năng thích ứng với nhu cầu mở rộng về số lượng công việc, dự án và người dùng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà không cần thay đổi nền tảng quản lý về sau này.
– Chi phí sử dụng hợp lý: Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản lý công việc có rất nhiều loại kèm theo các mức giá khác nhau, tùy thuộc vào bộ tính năng và số lượng tài khoản người dùng. Vì vậy, bạn cần xác định rõ quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình để đưa ra quyết định đầu tư phù hợp.
Và, mặc dù giá cả là một trong các yếu tố then chốt, bạn cũng không nên chọn phần mềm quá rẻ nếu nó thiếu các tính năng cần thiết hoặc có giao diện kém thân thiện. Đồng thời, cũng không nên mặc định rằng phần mềm đắt đỏ nhất sẽ là lựa chọn tối ưu, đặc biệt khi ngân sách của bạn còn hạn chế.
2. Top 4 phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân, đội nhóm nhỏ
Các công cụ quản lý công việc cá nhân hay đội nhóm nhỏ được thiết kế để đơn giản hóa quy trình sắp xếp các nhiệm vụ hàng ngày, đặt thời hạn, mức độ ưu tiên và mục tiêu hoàn thành. Nói cách khác, những công cụ quản lý công việc này cung cấp một kế hoạch hành động chủ động, hướng dẫn bạn đi theo một lộ trình thực hiện dự án rõ ràng, cho phép bạn đạt được mục tiêu đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
2.1 Đặc điểm chính
– Giao diện trực quan, chủ yếu cung cấp các tính năng quản lý công việc, dự án cơ bản.
– Chi phí thấp hoặc miễn phí cho một người dùng hoặc nhóm nhỏ.
– Không yêu cầu quá nhiều về khả năng tích hợp hoặc mở rộng.
2.2 Tính năng quan trọng
– Tạo danh sách công việc, gán ngày đến hạn và mức độ ưu tiên xử lý.
– Tự động gửi lời nhắc nhở sắp đến hạn chót (deadline) của nhiệm vụ.
– Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
– Đồng bộ hóa dữ liệu với các ứng dụng phổ biến như Gmail, Google Calendar hoặc Outlook.
– Trực quan hóa danh sách công việc bằng các chế độ xem khác nhau như danh sách, bảng (kiểu Kanban) hoặc lịch.
– Cung cấp phiên bản web trên máy tính và ứng dụng trên điện thoại di động.
2.3 Gợi ý phần mềm phù hợp
Base Wework
Base Wework là một “mảnh ghép” trong Bộ giải pháp Quản trị Công việc & Hiệu suất Base Work+, rất lý tưởng để xử lý công việc cá nhân lẫn đội nhóm thuộc mọi quy mô. Ứng dụng này cho phép bạn chia công việc của mình thành các bảng dạng Kanban, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ chung cũng như cộng tác với các thành viên khác trên từng nhiệm vụ.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Tính năng dễ làm quen và sử dụng + Miễn phí cập nhật tính năng mới + Truy cập dữ liệu trên nhiều thiết bị với khả năng đồng bộ dữ liệu chỉ trong vài giây. | – Yêu cầu đội nhóm đã xây dựng sẵn một quy trình quản lý công việc cơ bàn. |
Tính năng nổi bật:
– Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc: Trong Base Wework, công việc được tổ chức theo nhiều cấp độ, bao gồm nhóm công việc (tasklist), công việc (task), công việc con (subtask) và checklist. Bạn có thể phân chia nhóm công việc theo các nghiệp vụ trong phòng ban (hạch toán, thống kê, báo cáo,…) hoặc theo từng thành viên.
– Nhân bản công việc: Hỗ trợ tạo công việc lặp lại và các nhiệm vụ định kỳ như chốt doanh thu cuối ngày, lập bảng chấm công vào ngày 30 hàng tháng, v.v…
– Cộng tác toàn diện: Cho phép giao tiếp, trao đổi nội bộ hoặc với khách hàng trên từng công việc hoặc dự án; đồng thời, tự động gửi thông báo đến người dùng mỗi khi có tương tác mới phát sinh.
– Báo cáo: Cung cấp biểu đồ thể hiện sinh động mức độ hoàn thành của các dự án. Ngoài ra, nhà quản lý cấp trung có thể sử dụng giao diện “Nhân viên của tôi” để kiểm soát tiến độ công việc của các thành viên thuộc nhóm riêng của mình, thay vì tất cả các thành viên trong phòng ban.
– Tích hợp linh hoạt: Có khả năng tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc phổ biến thông qua API mở. Đặc biệt, Base Wework thường được kết hợp với Base Workflow (ứng dụng quản lý quy trình và Base Request (ứng dụng quản lý phê duyệt), để tạo thành một “văn phòng điện tử không giấy tờ”.
Chi phí sử dụng: Bạn có thể sử dụng toàn bộ tính năng của Base Wework với giá chỉ từ 1.000.000 VNĐ/tháng dành cho 30 tài khoản (tương đương 33.333 VNĐ/tháng/tài khoản). Ngoài ra, bạn sẽ không phải chịu bất kỳ chi phí phát sinh nào trong quá trình sử dụng.
Notion
Khởi đầu là một ứng dụng viết ghi chú đơn giản, sau khi trải qua nhiều lần cải tiến, Notion dần trở thành một công cụ quản lý công việc đa năng, hỗ trợ cá nhân hoặc đội nhóm theo dõi nhiệm vụ và dự án, xây dựng wiki kiến thức và lưu trữ tài liệu.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Tùy chỉnh cao, cho phép người dùng cá nhân hóa trang làm việc với nhiều loại khối, bố cục và thành phần thiết kế. + Tích hợp liền mạch với đa dạng ứng dụng của bên thứ ba. | – Có thể tải chậm hoặc “lag” khi phải xử lý cơ sở dữ liệu lớn hoặc các trang tính phức tạp, nhất là khi sử dụng trên thiết bị di động. |
Tính năng nổi bật:
– Cho phép người dùng viết ghi chú công việc theo nhiều định dạng, bao gồm văn bản, checklist, hình ảnh, v.v…
– Hỗ trợ lập bảng tính và áp dụng công thức tính tương tự như Excel.
– Quản lý công việc và dự án theo hình thức danh sách, bảng Kanban và biểu đồ Gantt.
Chi phí sử dụng: Notion là một ứng dụng miễn phí, tuy nhiên, để có thể sử dụng các tính năng nâng cao như cộng tác liên phòng ban, tích hợp và phân tích dữ liệu, bạn cần mua các gói trả phí với giá từ 12 USD/người dùng/tháng (tương đương 306.000 VND).
Todoist
Todoist được biết đến là một công cụ quản lý nhiệm vụ cá nhân gọn nhẹ. Với phần mềm này, bạn có thể kiểm tra và theo dõi nhiệm vụ bằng chế độ xem “Hôm nay”, “Sắp tới” và “Bộ lọc tùy chỉnh”. Từ đó, bạn sẽ không còn lo lắng vì sợ bỏ sót những việc quan trọng cần thực hiện.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Hỗ trợ khách hàng 24/7. + Liên kết một cách liền mạch với 30+ công cụ như lịch, trợ lý giọng nói. | – Chủ yếu đáp ứng nhu cầu sử dụng của cá nhân, thiếu nhiều tính năng thiết yếu để quản lý dự án phức tạp. |
Tính năng nổi bật:
– Lưu dữ liệu dự án quan trọng với tính năng sao lưu tự động theo thời gian thực.
– Lưu trữ lịch sử hoạt động không giới hạn.
– Cung cấp kho template trang làm việc phong phú.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 4 USD/tháng/người dùng (tương đương 102.000 VNĐ).
Toodledo
ToodleDo là một công cụ linh hoạt, thích hợp để theo dõi và cải thiện năng suất hàng ngày. Với công cụ này, bạn có thể lập danh sách công việc hàng ngày, thiết lập nhắc nhở và kiểm tra tiến độ thực hiện, từ đó đảm bảo hoàn thành tốt công việc trong thời hạn đã định.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Bộ tính năng tương đối dễ sử dụng. + Giúp người dùng biết chính xác mình đang thực hiện nhiệm vụ nào và đã dành thời gian bao lâu. | – Giao diện có phần hơi lỗi thời. – Ứng dụng di động thường xảy ra lỗi. |
Tính năng nổi bật:
– Thiết lập các công việc định kỳ, giúp người dùng tiết kiệm thời gian.
– Tạo và chia sẻ danh sách công việc với khách hàng và các bên liên quan
– Đặt và theo dõi các mục tiêu trong đời sống hàng ngày.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 3,99 USD/tháng/người dùng (tương đương 102.000 VNĐ).
3. Top 3 phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp SME thường tập trung vào tối ưu hóa khối lượng công việc và quản lý nhân sự, đồng thời cho phép tùy chỉnh linh hoạt giao diện để giám sát các dự án như marketing, bán hàng, phát triển sản phẩm,… trên cùng một nền tảng.
3.1 Đặc điểm chính
– Có chính sách giá phải chăng và linh hoạt, đưa ra nhiều gói dịch vụ để doanh nghiệp lựa chọn.
– Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, triển khai nhanh chóng và không yêu cầu hạ tầng kỹ thuật phức tạp.
3.2 Tính năng quan trọng
– Tích hợp đa dạng các hình thức cộng tác như trò chuyện, bình luận, chia sẻ và đính kèm tệp trực tiếp trong nhiệm vụ, thúc đẩy tương tác giữa các phòng ban nội bộ hoặc với khách hàng.
– Tự động hóa quy trình và các công việc định kỳ, gửi thông báo nhắc nhở và cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực.
– Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trên từng nhiệm vụ và cung cấp báo cáo hiệu suất cá nhân và nhóm.
– Kết nối dễ dàng với các công cụ phổ biến như Google Workspace, Microsoft Office 365, CRM hoặc phần mềm nhân sự, giúp đồng bộ quy trình làm việc.
– Kiểm soát quyền truy cập theo vai trò, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp bằng cơ chế sao lưu tự động.
3.3 Gợi ý phần mềm phù hợp
Base Work+
Base Work+ không phải là một ứng dụng đơn lẻ, mà là một Bộ giải pháp Quản trị Công việc & Hiệu suất toàn diện, bao gồm ba ứng dụng chuyên biệt: Base Wework (Quản lý công việc), Base Workflow (Quản lý quy trình) và Base Request (Quản lý đề xuất).
Mỗi ứng dụng trong Base Work+ tập trung giải quyết một khía cạnh vận hành cụ thể, khi kết hợp lại, chúng sẽ tạo nên hệ thống quản lý công việc mạnh mẽ theo mô hình 3 chiều: giao việc (từ trên xuống dưới), báo cáo công việc (từ dưới lên trên) và cộng tác liên phòng ban (theo phương ngang).
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Sở hữu giao diện hiện đại, dễ thao tác, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian đào tạo nhân viên. + Cung cấp ứng dụng di động tương thích với cả iOS và Android. + Phù hợp với nhiều cấp độ quản lý dự án từ đơn giản đến phức tạp và nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, xây dựng, v.v… | – Thường phù hợp với các tổ chức đã có quy trình làm việc cơ bản và quyết tâm chuyển đổi số. |
Tính năng nổi bật:
– Base Wework: Như đã giới thiệu, Base Wework giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hoạt động quản trị công việc, từ bước lập kế hoạch, phân bổ nhiệm vụ, cộng tác và báo cáo hiệu suất. Nhờ đó, nhà quản lý có thể nắm trong lòng bàn tay mọi động thái phát sinh trong quá trình làm việc của đội nhóm.
– Base Workflow: Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hàng trăm quy trình nghiệp vụ nội bộ tại một nơi duy nhất, chuẩn hóa luồng trao đổi thông tin, phát hiện điểm tắc nghẽn, giảm thiểu sai sót và trùng lặp, từ đó nâng cao năng suất và tối ưu chi phí vận hành.
- Quản lý toàn diện quy trình làm việc: Thiết lập, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình, bao gồm phân công nhiệm vụ, xác định người phụ trách, cập nhật trạng thái và theo dõi tiến độ.
- Liên kết quy trình và đo lường hiệu suất: Tự động liên kết thông tin giữa các quy trình, chuyển giao công việc tự động, đo lường hiệu suất hoàn thành và phát hiện nút thắt mà không cần can thiệp thủ công.
- Chuẩn hóa dữ liệu và giảm thiểu sai sót: Định nghĩa chính xác dữ liệu tại từng giai đoạn, bao gồm người thực hiện, người theo dõi, người giám sát, thời gian hoàn thành…, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu nhầm lẫn và loại bỏ biểu mẫu không cần thiết.
- Tự động hóa tác vụ: Dễ dàng xây dựng và tối ưu quy trình bằng cách tích hợp với các ứng dụng khác như Base Account (quản lý tài khoản), Base Drive (quản lý tài liệu) và Base Message (trò chuyện nội bộ).
- Tự động gửi thông báo khi có thay đổi: Gửi thông báo tức thì khi có nhiệm vụ mới, quy trình hoàn thành hoặc khi có nhiệm vụ quan trọng cần cấp trên phê duyệt, giúp doanh nghiệp giảm tình trạng bỏ sót công việc và chậm trễ trong quy trình.
– Base Request: Hỗ trợ số hóa toàn bộ đề xuất và tờ trình, gia tăng tốc độ xử lý và giải quyết các nút thắt về phê duyệt, từ đó rút ngắn đến 90% thời gian vận hành.
- Số hóa quy trình xử lý: Xây dựng biểu mẫu chuẩn cho mọi loại đề xuất nội bộ như xin nghỉ, công tác phí, hợp đồng…, đồng thời phân nhóm đề xuất theo phòng ban hoặc mục đích sử dụng.
- Phân luồng đề xuất: Tập trung đề xuất tại một nơi, cho phép người dùng lựa chọn Đồng ý/Từ chối/Forward đến một người khác, giúp minh bạch hóa mọi luồng đề xuất, tránh tình trạng chồng chéo quyền hạn giải quyết đề xuất.
- Tương tác và lưu vết: Người dùng có thể trao đổi, đính kèm tệp, bình luận trực tiếp trong từng đề xuất, giúp lưu trữ toàn bộ lịch sử xử lý để thuận tiện đối chiếu khi cần.
Chi phí sử dụng: Khuyến khích doanh nghiệp liên hệ trực tiếp Base.vn để được tư vấn lựa chọn gói dịch vụ/ứng dụng tối ưu nhất với nhu cầu và quy mô tổ chức.
Monday.com
monday.com là giải pháp quản lý công việc đa năng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc, cải thiện sự hợp tác của nhóm và nâng cao năng suất. Phần mềm này hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch dự án, theo dõi nhiệm vụ và quản lý tài nguyên, với các công cụ tùy chỉnh để thích ứng với các nhu cầu hoạt động khác nhau.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Cung cấp ứng dụng di động cho iOS và Android. + Có thể tích hợp với hơn 200 ứng dụng khác. | – Cần nhiều thời gian để thực hiện các thiết lập ban đầu và đào tạo nhân viên cách sử dụng. |
Tính năng nổi bật:
– Tạo lập các nhiệm vụ mang tính phụ thuộc, cho phép doanh nghiệp lập bản đồ quy trình công việc phức tạp và thiết lập mối quan hệ rõ ràng giữa các nhiệm vụ.
– Cung cấp chế độ xem tiến độ và thời hạn của nhiệm vụ theo kiểu Gantt, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh lịch trình và theo dõi từng dự án.
– Sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng phục vụ quản lý dự án như Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira và GitHub.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 8 USD/người dùng/tháng, nếu doanh nghiệp thanh toán theo năm (tương đương 204.000 VNĐ).
ClickUp
Tương tự monday.com, phần mềm quản lý công việc ClickUp cung cấp các tính năng hỗ trợ lập kế hoạch dự án, lên lịch nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, giao tiếp và cộng tác nhóm trong cùng một không gian làm việc. Nhìn chung, đây sẽ là một lựa chọn hấp dẫn dành cho doanh nghiệp của bạn, miễn là bạn sẵn sàng đầu tư thời gian để hướng dẫn và đào tạo nhân viên cách sử dụng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Tích hợp với hơn 1.000 ứng dụng khác thông qua nền tảng Zapier. + Cho phép lưu trữ tệp không giới hạn trên tất cả các cấp tài khoản trả phí. | – Có thể tốn nhiều thời gian cho việc tùy chỉnh. – Trải nghiệm trên ứng dụng di động còn hạn chế. |
Tính năng nổi bật:
– Cửa sổ “Everything View” cho phép người dùng quan sát và theo dõi tất cả các nhiệm vụ từ nhiều dự án, giúp ưu tiên và quản lý khối lượng công việc dễ dàng hơn.
– Liên kết các nhiệm vụ với các mục tiêu lớn hơn, nhờ đó các nhóm có thể theo dõi tiến độ hướng tới các mốc quan trọng và đảm bảo sự liên kết giữa công việc hàng ngày và các mục tiêu dài hạn.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 7 USD/người dùng/tháng (tương đương 179.000 VNĐ).
4. Top 3 phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp lớn, tập đoàn
Các tổ chức lớn thường quản lý nhiều dự án phức tạp diễn ra ở nhiều phòng ban khác nhau, và mặc dù, đôi khi chúng có vẻ không liên quan, nhưng mỗi dự án đều có tác động đến thành công chung của doanh nghiệp. Chính vì vậy, đối với các doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn, phần mềm quản lý công việc cần cung cấp các tính năng nâng cao, giúp quản lý nhiều mục tiêu cùng một lúc, cập nhật thông tin tức thì, nâng cao năng suất, tránh lãng phí tài nguyên và giảm thiểu sự trì trệ.
4.1 Đặc điểm chính
– Mở rộng không giới hạn, hoạt động ổn định ngay cả khi phải xử lý một cơ sở dữ liệu khổng lồ.
– Chi phí có thể không phải là một rào cản lớn, nhưng vẫn cần cân bằng giữa giá trị sử dụng và giá thành.
– Vượt qua khả năng quản lý dự án đơn thuần, tức là quản lý chặt chẽ và toàn diện các quy trình công việc, kế hoạch và dự án trên quy mô toàn doanh nghiệp.
4.2 Tính năng quan trọng
– Tự động hóa các tác vụ nhập liệu thông thường và quy trình làm việc lặp đi lặp lại, giúp nhân viên có thêm thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng hơn.
– Cung cấp chế độ xem có thể tùy chỉnh và đảm bảo tính thẩm mỹ tổng thể, cho phép các thành viên dễ dàng lọc thông tin và xem các nhiệm vụ được giao trong lịch, bảng, biểu đồ Gantt.
– Báo cáo chuyên sâu về từng khía cạnh của dự án, cho biết mức độ đóng góp của mỗi cá nhân vào mục tiêu tổng thể.
4.3 Gợi ý phần mềm phù hợp
Digital Workspace
Digital Workspace, được phát triển bởi Base.vn, là bộ giải pháp tiên phong trong việc “Xây dựng môi trường làm việc số”, giúp tối ưu năng suất, tinh gọn quy trình và định hình phong cách làm việc 4.0.
Với bộ giải pháp này, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp – từ quản lý công việc, vận hành quy trình, luồng thông tin, nhân sự đến tri thức – đều được số hóa toàn diện. Nhờ đó, nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn, tạo đà rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu tổng thể.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Phù hợp với nhu cầu hệ thống hóa hoạt động quản lý hiệu suất và thông tin trong doanh nghiệp. + Tăng tốc luồng giao việc và đề xuất. + Có khả năng tích hợp trơn tru với hệ thống làm việc hiện tại của doanh nghiệp. | – Thích hợp với nhu cầu quản trị từ cấp độ Phòng ban trở lên, hơn là quản lý đội nhóm nhỏ. |
Tính năng nổi bật:
– Cá nhân hóa không gian làm việc số: Cho phép doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh Trang chủ, Cửa sổ làm việc, Lịch, Thanh tìm kiếm, Ghi chú và Nhắn tin, phù hợp với nhu cầu sử dụng đặc thù.
– Quản trị công việc, dự án toàn diện: Kiểm soát nghiêm ngặt luồng phê duyệt, quy trình, họp nội bộ, ký duyệt văn bản trực tuyến và tối ưu hóa nguồn lực, giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.
– Quản trị thông tin toàn diện: Hỗ trợ xây dựng mô hình quản lý thông tin tiên tiến, thúc đẩy văn hóa học tập, thiết lập mạng truyền thông nội bộ, truyền đạt công văn, đánh giá mục tiêu và giám sát chặt chẽ việc sử dụng dữ liệu và tài sản doanh nghiệp.
– Quản trị tương tác: Tập trung toàn bộ luồng giao tiếp và trao đổi tài liệu tại một không gian duy nhất, đảm bảo dữ liệu không bị phân tán hay thất thoát, nâng cao khả năng kết nối giữa các phòng ban.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm từ 79.000 VNĐ/tài khoản/tháng.
ProofHub
ProofHub cung cấp nhiều cấp độ tổ chức và sắp xếp thông tin—từ danh mục đến dự án, và từ danh sách nhiệm vụ đến nhiệm vụ. Từ đó, mỗi nhân viên có thể lọc chế độ xem dự án theo giai đoạn, trạng thái nhiệm vụ, người được giao và ngày giờ. Mức độ tổ chức và chế độ xem chi tiết khiến công cụ này trở thành một nguồn tài nguyên mạnh mẽ không chỉ để sắp xếp thông tin dự án mà còn giúp các thành viên trong nhóm không bị quá tải thông tin.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Có thể thiết lập một cách nhanh chóng. + Báo cáo dự án chi tiết với mức độ tùy chỉnh cao. + Cung cấp ứng dụng di động iOS và Android để giúp người dùng làm việc khi đang di chuyển. | – Hạn chế tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba. |
Tính năng nổi bật:
– Tạo, sắp xếp và quản lý các dự án, bao gồm thời gian, người phụ trách, tệp và tài liệu, lịch sử chỉnh sửa thông tin và các nhiệm vụ phụ thuộc.
– Cung cấp báo cáo đa chiều về tiến độ dự án để giúp người dùng đánh giá tình hình dự án, giải quyết các điểm nghẽn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
– Thúc đẩy hợp tác, cho phép người dùng chia sẻ tệp, thảo luận, bình luận, thông báo và trò chuyện thời gian thực để hợp lý hóa giao tiếp và chia sẻ ý tưởng.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 45 USD/tháng, nếu thanh toán theo năm (tương đương 1.403.600 VNĐ).
Nifty
Nifty được thiết kế để tối ưu hóa việc cộng tác nội bộ và làm việc với đối tác bên ngoài, giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua những rào cản trong quản lý dự án với khách hàng. Với phần mềm quản lý công việc này, bạn thể mời khách hàng hoặc đối tác tham gia theo dõi dự án với vai trò “Khách mời”, mặc dù họ sẽ bị giới hạn quyền truy cập dữ liệu, nhưng vẫn đủ để họ cộng tác hiệu quả.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ giao tiếp và làm việc nhóm. + Kết hợp quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và giao tiếp trong cùng một nền tảng. | – Khả năng tùy chỉnh chưa thật sự linh hoạt. |
Tính năng nổi bật:
– Mô phỏng tính năng trò chuyện của Slack, cho phép người dùng trò chuyện 1:1 hoặc lập nhóm trao đổi.
– Chia sẻ tệp và tài liệu với khách hàng hoặc đối tác thông qua tích hợp Google Drive hoặc OneDrive.
– Tùy chỉnh quyền truy cập của khách mời, đảm bảo sự cân bằng giữa bảo mật và năng suất cộng tác.
Chi phí sử dụng: Khởi điểm là 5 USD/người dùng/tháng cho các tính năng nâng cao như theo dõi thời gian và báo cáo (tương đương 127.600 VNĐ).
5. Tạm kết
Như vậy, Talent.vn vừa chia sẻ đến bạn đọc danh sách 10+ phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay, kèm theo đó là một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn giải pháp tối ưu nhất. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư thỏa đáng, đảm bảo sự cân bằng giữa ngân sách và nhu cầu sử dụng thực tế.
