Khi hoạt động quản trị nhân sự ngày càng chuyên nghiệp hơn, phiếu lương không chỉ là một biểu mẫu hành chính đơn thuần mà còn là cầu nối minh bạch giữa doanh nghiệp và người lao động. Một phiếu lương rõ ràng, đầy đủ thông tin không chỉ giúp nhân viên an tâm về quyền lợi mà còn thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Vậy phiếu lương là gì, cần những nội dung nào? Cùng Talent tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
1. Phiếu lương là gì?
Phiếu lương (hay còn gọi là bảng lương cá nhân, bảng kê lương, payslip) là một loại tài liệu thể hiện cụ thể thu nhập hàng tháng hoặc theo chu kỳ trả lương (tuần, hai tuần, tháng…) của người lao động. Đây là căn cứ rõ ràng để minh chứng cho khoản tiền mà doanh nghiệp đã chi trả, đồng thời phản ánh chi tiết các khoản cộng – trừ liên quan đến lương trong kỳ.
Thông thường, phiếu lương được lập và gửi bởi bộ phận nhân sự hoặc kế toán cho từng nhân viên, trong đó bao gồm các thông tin như: lương cơ bản, phụ cấp, số tiền làm thêm giờ, tiền thưởng (nếu có), các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và mức lương thực nhận sau khi trừ tất cả nghĩa vụ tài chính.
Tùy vào chính sách của mỗi doanh nghiệp, phiếu lương có thể được gửi qua email, hiển thị trên phần mềm nội bộ hoặc in thành bản cứng. Ngoài vai trò minh bạch hóa thu nhập cho người lao động, việc phát hành phiếu lương còn mang ý nghĩa pháp lý, là bằng chứng cho việc doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ chi trả lương và khấu trừ theo quy định của pháp luật.
2. Phiếu lương có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và người lao động?
2.1 Đối với doanh nghiệp
Việc phát hành phiếu lương đều đặn và chính xác không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích trong vận hành nhân sự:
Thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch: Doanh nghiệp có hệ thống phiếu lương rõ ràng sẽ tạo được niềm tin và sự yên tâm trong nội bộ, từ đó góp phần nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân sự.
Hạn chế rủi ro tranh chấp lao động: Phiếu lương là tài liệu đối chiếu quan trọng khi có phát sinh tranh chấp về tiền lương, giúp bảo vệ quyền lợi cả hai bên.
Tối ưu quy trình quản lý nhân sự: Khi được chuẩn hóa và tích hợp vào phần mềm, quy trình tạo – gửi phiếu lương có thể được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong vận hành.
2.2 Đối với nhân sự
Phiếu lương không chỉ đơn thuần là một bản thông báo thu nhập, mà còn là công cụ giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi tài chính của mình. Cụ thể:
Minh bạch về thu nhập: Nhân viên có thể kiểm tra chi tiết các khoản lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ cũng như các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế TNCN… từ đó yên tâm hơn với khoản lương mình nhận được.
Cơ sở để đối chiếu và khiếu nại (nếu cần): Nếu có sai sót trong thanh toán lương, phiếu lương là căn cứ quan trọng để người lao động trao đổi, phản hồi với bộ phận nhân sự.
Hỗ trợ các thủ tục hành chính cá nhân: Trong nhiều trường hợp như vay vốn ngân hàng, xin visa, chứng minh thu nhập…, phiếu lương là tài liệu cần thiết để chứng minh thu nhập ổn định.
Đọc thêm: Top 9+ phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp hiện đại
3. Quy định của pháp luật về phiếu lương
Tại Việt Nam, pháp luật không sử dụng cụm từ “phiếu lương” một cách chính thức, nhưng các nội dung liên quan đến trách nhiệm thông tin, công khai và minh bạch tiền lương đã được quy định rõ trong Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Cụ thể, theo Điều 95, Bộ luật Lao động 2019:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó thể hiện rõ mức lương, các khoản khấu trừ (nếu có) mỗi khi trả lương.”
Điều này có nghĩa, doanh nghiệp bắt buộc phải minh bạch thông tin thu nhập khi chi trả tiền lương cho người lao động, thông qua một hình thức bảng kê rõ ràng — chính là phiếu lương. Phiếu lương có thể được gửi qua email, hiển thị trên phần mềm chấm công, hoặc phát hành bằng văn bản giấy.
Ngoài ra, theo quy định của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp còn phải lưu giữ hồ sơ về tiền lương và các khoản liên quan để phục vụ thanh tra lao động, kiểm toán tài chính hoặc làm căn cứ giải quyết tranh chấp nếu có.
4. Các thông tin cần có trong một phiếu lương
Khi lập phiếu lương, doanh nghiệp cần lưu ý có những thông tin sau đây:
Thông tin nhân sự
- Họ và tên nhân viên
- Mã nhân viên (nếu có)
- Bộ phận/phòng ban công tác
- Chức danh
- Kỳ lương (ví dụ: Tháng 02/2025, từ 01/02 đến 28/02)
Các khoản thu nhập
- Lương cơ bản: Khoản lương cố định theo hợp đồng lao động
- Phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, nhà ở, trách nhiệm…
- Thưởng: Thưởng hiệu suất, thưởng doanh thu, thưởng lễ/tết…
- Làm thêm giờ (OT): Tiền lương tăng ca theo giờ, ngày nghỉ, lễ
- Các khoản thu nhập khác (nếu có): Ví dụ: hoa hồng bán hàng, trợ cấp thêm
Các khoản khấu trừ
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Thuế thu nhập cá nhân
- Các khoản khấu trừ khác: Tạm ứng lương, phạt đi trễ, khấu trừ vi phạm…
Tổng kết lương
- Tổng thu nhập trước thuế (Gross)
- Tổng các khoản khấu trừ
- Lương thực nhận (Net): Số tiền cuối cùng người lao động được nhận
Thông tin khác (không bắt buộc nhưng nên có)
- Số ngày công thực tế
- Số ngày nghỉ phép hưởng lương
- Số giờ tăng ca
- Ghi chú bổ sung (nếu có)
5. Tải miễn phí 5 mẫu phiếu lương phổ biến dùng trong doanh nghiệp
5.1 Mẫu phiếu lương nhân viên số 1
Bạn có thể tải miễn phí mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
5.2 Mẫu phiếu lương nhân viên số 2
Bạn có thể tải miễn phí mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
5.3 Mẫu phiếu lương nhân viên số 3
Bạn có thể tải miễn phí mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
5.4 Mẫu phiếu lương nhân viên số 4
Bạn có thể tải miễn phí mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
5.5 Mẫu phiếu lương nhân viên số 5
Bạn có thể tải miễn phí mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
Link tổng hợp đầy đủ 5 mẫu phiếu lương => TẠI ĐÂY
6. Gợi ý một số cách tạo phiếu lương đơn giản
6.1 Tạo phiếu lương thủ công trên Excel
Đây là phương pháp truyền thống, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa đầu tư hệ thống phần mềm. Bộ phận nhân sự bắt đầu bằng cách chuẩn bị bảng lương tổng hợp trên Excel với đầy đủ dữ liệu cần thiết. Sau đó, thiết kế một mẫu phiếu lương chuẩn và sử dụng các hàm Excel như VLOOKUP, INDEX, MATCH, hoặc các công thức liên kết dữ liệu để tự động điền thông tin từ bảng lương sang từng phiếu cá nhân.
Ưu điểm của cách này là linh hoạt và dễ kiểm soát khi số lượng nhân sự chưa quá lớn. Tuy nhiên, khi nhân sự tăng lên, việc cập nhật và kiểm tra thủ công sẽ dễ xảy ra sai sót, tốn thời gian.
6.2 Tạo phiếu lương bằng tính năng Mail Merge trong Word
Phương pháp này kết hợp bảng dữ liệu trong Excel với mẫu văn bản trên Word để tạo ra hàng loạt phiếu lương cá nhân chỉ trong vài thao tác. Bạn chỉ cần chuẩn hóa bảng lương trong Excel, thiết kế mẫu phiếu lương trên Word rồi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) để kết nối và trích xuất dữ liệu.
Đây là cách làm tiết kiệm thời gian hơn so với Excel thuần túy, đặc biệt phù hợp khi bạn muốn in phiếu lương giấy hoặc gửi file qua email với định dạng trình bày đẹp mắt.
6.3 Tạo phiếu lương bằng phần mềm chuyên dụng
Khi doanh nghiệp có quy mô nhân sự từ vừa đến lớn, hoặc muốn chuyên nghiệp hóa toàn bộ quy trình tính – trả lương, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng là bước đi cần thiết.
Trong số các giải pháp trên thị trường hiện nay, Payroll là một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Hệ thống cho phép:
- Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công – hiệu suất – hợp đồng
- Thiết lập công thức lương linh hoạt theo từng phòng ban, chính sách
- Tự động tạo và gửi phiếu lương điện tử cho nhân viên theo kỳ
- Lưu trữ tập trung, bảo mật, dễ dàng tra cứu và truy xuất khi cần thiết
Với Payroll, doanh nghiệp không chỉ tối ưu được thời gian và công sức, mà còn nâng cao tính minh bạch – chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự và tài chính nội bộ.
Để nhận tư vấn chi tiết và dùng thử tính năng tạo phiếu lương trên Payroll bạn có thể để lại thông tin tại đây.
7. Kết luận
Phiếu lương tuy chỉ là một biểu mẫu đơn giản, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự. Việc cung cấp phiếu lương đầy đủ, chính xác không chỉ giúp người lao động yên tâm với thu nhập của mình mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, hạn chế rủi ro tranh chấp và tăng cường niềm tin từ đội ngũ nhân viên.
