HRM (Human Resources Management) là một lĩnh vực cốt yếu trong quản trị doanh nghiệp, giúp xây dựng một lực lượng nhân sự vững mạnh, đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức. Vậy, cụ thể hơn thì HRM là gì? HRM thực hiện những chức năng và nhiệm vụ nào? Hãy cùng Talent.vn tìm hiểu các thông tin xoay quanh HRM trong nội dung sau đây.
1. HRM là gì?
HRM là từ viết tắt của “Human Resources Management”, có nghĩa là “Quản lý nguồn nhân lực”. Thuật ngữ này dùng để chỉ các hoạt động liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự trong doanh nghiệp.
Đôi khi, HRM còn được gọi đơn giản là HR (Human Resources). Bộ phận HR trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và giám sát các chính sách quản lý nhân sự cũng như nuôi dưỡng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động.
2. Hiểu đúng về tầm quan trọng của HRM
Một tổ chức chỉ có thể vận hành tốt hơn khi sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng cao và trung thành. Vì vậy, quản lý nguồn nhân lực (HRM) đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì và cải thiện sức khỏe doanh nghiệp.
Mục tiêu của HRM là quản lý con người nhằm đáp ứng sứ mệnh của tổ chức và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Các nhà quản lý nhân sự không chỉ tuyển dụng những ứng viên có kỹ năng phù hợp với công việc, mà còn hỗ trợ đào tạo và phát triển chuyên môn để đáp ứng các mục tiêu tăng trưởng của tổ chức.
Ngoài ra, HRM còn theo dõi xu hướng thị trường lao động để giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu nhà tuyển dụng và thu hút nhân tài. Điều này có thể bao gồm việc đề xuất chính sách lương thưởng và phúc lợi cạnh tranh, tạo động lực làm việc và gia tăng mức độ gắn kết của nhân viên.
3. HRM hoạt động như thế nào?
Các nhà quản lý nhân sự (HR) chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động hàng ngày liên quan đến nguồn nhân lực. Thông thường, HR hoạt động như một bộ phận độc lập trong một tổ chức.
Quy mô, cấu trúc và vai trò của phòng ban HR có thể khác nhau tùy vào từng doanh nghiệp. Trong các công ty nhỏ, một chuyên gia HR có thể đảm nhiệm nhiều chức năng cùng lúc. Ngược lại, các tổ chức lớn thường có nhiều chuyên gia HR phụ trách từng lĩnh vực chuyên biệt, như tuyển dụng, quản lý tài năng và phúc lợi.
Ví dụ, Amazon có một hệ thống HR quy mô lớn với nhiều vị trí chuyên môn. Trên website tuyển dụng, công ty này liệt kê các chức danh HR bao gồm:
- Trợ lý HR
- Giám đốc HR
- Chuyên viên tuyển dụng
- Điều phối viên tuyển dụng
- Giám đốc tuyển dụng
- Chuyên viên quản lý nhập cư
- Chuyên viên quản lý chế độ nghỉ phép và chỗ ở
- Chuyên viên quản lý bồi thường
- Chuyên viên quản lý phúc lợi
- v.v…
Sự phân công HRM rõ ràng này không chỉ giúp hạn chế tình trạng chồng chéo nhiệm vụ mà còn hỗ trợ bộ máy vận hành tổng thể hoạt động trơn tru hơn.
4. Mục tiêu của HRM bao gồm những gì?
Tùy theo đặc thù của mỗi tổ chức mà quản lý nguồn nhân lực sẽ hướng đến những mục tiêu khác nhau, nhưng nhìn chung vẫn thuộc về 4 nhóm:
– Mục tiêu đối với xã hội: Đảm bảo chính sách và quy trình nhân sự minh bạch, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các chuẩn mực đạo đức, chẳng hạn như tuyển dụng bình đẳng, trả lương đúng quy định và thực hiện chính sách sa thải công bằng.
– Mục tiêu đối với tổ chức: Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất lao động nhằm hỗ trợ mục tiêu kinh doanh, bao gồm việc tuyển dụng nhân sự phù hợp, xây dựng chương trình đào tạo và tăng tỷ lệ giữ chân nhân tài.
– Mục tiêu đối với phòng ban: Quản lý chặt chẽ các chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí trong bộ phận HR, giúp khai thác tối đa năng lực của nhân viên HR, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động.
– Mục tiêu đối với nhân viên: Hỗ trợ các mục tiêu cá nhân của mỗi nhân viên thông qua các cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến sự nghiệp, từ đó tạo trải nghiệm tích cực, nâng cao mức độ hài lòng, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên cống hiến hết mình cho tổ chức.
5. Chức năng và nhiệm vụ chính của HRM
Mọi chức năng mà bộ phận HR phụ trách đều gắn liền với từng giai đoạn trong hành trình của nhân viên tại doanh nghiệp, từ khi họ tham gia phỏng vấn, trở thành nhân viên chính thức cho đến khi kết thúc hợp đồng. Cụ thể, với vai trò quản lý nhân sự, bạn sẽ thực hiện các chức năng và nhiệm vụ sau:
5.1 Lập kế hoạch nguồn nhân lực
Lập kế hoạch nguồn nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu lao động trong tương lai và xây dựng chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo nhân viên được bố trí đúng vai trò vào đúng thời điểm. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, bạn cần:
- Phân tích và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của lực lượng lao động hiện tại.
- Xác định những khoảng trống về kỹ năng và chuyên môn.
- Triển khai các kế hoạch thu hút hoặc đào tạo nhân tài để đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức.
5.2 Tuyển dụng và Onboarding
Tuyển dụng lao động là một trong những chức năng cơ bản nhất của HR, nhằm tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp với chi phí tối ưu. Quá trình này bao gồm:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng và số lượng nhân sự cần thiết.
- Soạn thảo mô tả công việc và thiết lập ngân sách lương.
- Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp (website công ty, nền tảng việc làm, mạng xã hội, chương trình giới thiệu ứng viên,…).
- Sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
Sau khi trúng tuyển, nhân viên mới sẽ bước vào giai đoạn Onboarding, hay còn gọi là “Hội nhập”. Đây là giai đoạn HR giúp nhân viên làm quen với văn hóa công ty, hoàn tất thủ tục giấy tờ và nắm bắt các quy định, chính sách, từ đó nhanh chóng hòa nhập môi trường mới.
5.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo giúp nhân viên trang bị kỹ năng cần thiết cho vai trò hiện tại, trong khi phát triển tập trung vào việc nâng cao năng lực và định hướng sự nghiệp dài hạn. Để tối ưu hóa quá trình này, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Đào tạo tại nơi làm việc, hỗ trợ nhân viên trau dồi các kỹ năng mới thông qua các nhiệm vụ hàng ngày. Ví dụ, một nhân viên mới vào công ty sẽ được một đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hướng dẫn cách giải quyết khiếu nại hoặc đàm phán với khách hàng.
- Đào tạo tại lớp học được tổ chức ngoài môi trường làm việc, giúp nhân viên tiếp thu kiến thức và kỹ năng mới dưới sự dẫn dắt của chuyên gia.
- Đào tạo trực tuyến, cho phép nhân viên học tập mọi lúc, mọi nơi, linh hoạt theo lịch trình cá nhân của họ.
- Ứng dụng các yếu tố trò chơi vào đào tạo để tăng sự hứng thú, nâng cao khả năng ghi nhớ và thúc đẩy nhân viên chủ động tham gia.
5.4 Quản lý và đánh giá hiệu suất
Nhiệm vụ theo dõi và đánh giá hiệu suất thường đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận HR và các nhà quản lý trực tiếp. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, đồng thời giúp xác định cơ hội cải thiện và hỗ trợ cần thiết để nhân viên phát huy tối đa năng lực. Theo đó, một quy trình quản lý hiệu suất thường bao gồm:
- Thiết lập mục tiêu, liên kết mục tiêu cá nhân với chiến lược của tổ chức, đảm bảo chúng rõ ràng, có thể đo lường và khả thi. Bộ phận HR đóng vai trò điều phối, giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và định hướng phát triển.
- Phản hồi 360 độ, tổng hợp đánh giá đa chiều từ cấp trên và đồng cấp để giúp nhân viên nhìn nhận khách quan về hiệu suất làm việc của bản thân họ.
- Tổ chức các buổi trao đổi 1:1 giữa nhân viên và nhà quản lý, giúp xây dựng lòng tin, tạo không gian thảo luận cởi mở về những khó khăn trong công việc.
- Cho phép nhân viên tự đánh giá hiệu suất của mình so với mục tiêu đặt ra, từ đó giúp họ chủ động định hướng sự nghiệp, với sự hướng dẫn và hỗ trợ từ bộ phận HR.
5.5 Quản lý tiền lương
Một hệ thống tính toán và trả lương hợp lý không chỉ đảm bảo tính công bằng và minh bạch, mà còn duy trì động lực làm việc ở nhân viên. Các nhiệm vụ chính bao gồm:
- Khảo sát thị trường lao động, phân tích mức lương trung bình cho từng vị trí để thiết lập chính sách đãi ngộ phù hợp.
- Xây dựng thang lương và hệ thống lương theo hiệu suất, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực.
- Kết hợp lương với các phúc lợi hấp dẫn, chẳng hạn như cung cấp chế độ làm việc linh hoạt, tăng số ngày nghỉ phép có lương, và tổ chức các chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ.
5.6 Quản lý phúc lợi
Chế độ phúc lợi là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên. Dưới đây là một số quyền lợi mà bạn có thể cân nhắc đưa vào chính sách phúc lợi:
- Cung cấp bảo hiểm bổ sung cho vợ/chồng và cha mẹ của nhân viên, ngoài các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHYT, BHXH, BHTN), để tăng thêm giá trị đặc quyền.
- Áp dụng chế độ hoa hồng hấp dẫn cho nhân viên kinh doanh hoặc những người đem về hợp đồng có giá trị lớn.
- Trao thưởng dựa trên thành tích hoặc mức lợi nhuận cuối kỳ, hoặc vào các dịp lễ, Tết để khuyến khích nhân viên tiếp tục đóng góp vào sự phát triển chung.
- Cho phép nhân viên làm việc từ xa hoặc áp dụng mô hình hybrid, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian di chuyển đến nơi làm việc và cân bằng cuộc sống cá nhân.
- Áp dụng chính sách ưu đãi giảm giá khi nhân viên mua sản phẩm hoặc dịch vụ nội bộ.
- Thưởng bằng cổ phiếu ESOP (Employee Stock Ownership Plan) cho những nhân viên gắn bó lâu năm hoặc có đóng góp lớn cho tổ chức. Phúc lợi này không chỉ giúp họ sở hữu cổ phần trong công ty mà còn gia tăng giá trị tài sản theo thời gian.
6. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động HRM
Với sự gia tăng quy mô nhân sự và các quy định lao động ngày càng chặt chẽ, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự đã trở thành xu hướng tất yếu. Các hệ thống HRM giúp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả ra quyết định, từ đó cải thiện toàn diện chất lượng quản lý nhân sự.
6.1 Vì sao cần sử dụng phần mềm HRM?
Quản lý nhân sự hiện đại đòi hỏi sự chính xác và linh hoạt, những điều mà phương pháp thủ công khó có thể đáp ứng. Phần mềm HRM giúp bạn chuẩn hóa các quy trình nhân sự, tự động hóa các công việc hành chính tốn thời gian và cải thiện năng suất làm việc.
Ví dụ, trong tuyển dụng, phần mềm có thể tự động đăng tin trên nhiều nền tảng, thu thập hồ sơ ứng tuyển về một nơi duy nhất, sàng lọc hồ sơ dựa trên các tiêu chí đã thiết lập sẵn. Nhờ vậy, HR có thể rút ngắn quy trình và đảm bảo tuyển dụng khách quan và khoa học.
Ngoài ra, phần mềm HRM còn cung cấp cổng thông tin tự phục vụ, cho phép nhân viên tự truy cập vào hồ sơ cá nhân, xem phiếu lương, nộp đơn xin nghỉ phép và theo dõi số ngày công theo thời gian thực mà không cần nhờ đến HR. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm nhân sự, mà còn khuyến khích sự chủ động trong môi trường làm việc.
6.2 Phần mềm HRM cung cấp những tính năng nào?
Hiện nay, phần mềm quản lý nhân sự thường được phát triển dưới dạng nền tảng đám mây (cloud-based SaaS), cho phép cài đặt và triển khai nhanh chóng, không đòi hỏi hạ tầng kỹ thuật phức tạp. Tùy vào định hướng của từng nhà cung cấp, phần mềm HRM có thể được thiết kế để bao quát toàn bộ quy trình nhân sự hoặc xử lý chuyên sâu một lĩnh vực cụ thể.
Lấy Base HRM+ làm ví dụ, đây là Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện, tập hợp 20+ ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý mọi điểm chạm trong hành trình nhân sự, từ Tuyển dụng & Onboarding, Thiết kế tổ chức, Chấm công – Tính lương, Quản trị mục tiêu & Đánh giá hiệu suất, đến Đào tạo & Phát triển. Một số ứng dụng nổi bật bao gồm:
– Base E–Hiring – Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ khởi tạo website tuyển dụng, tự động hóa các tác vụ như đăng tin việc làm, tổng hợp hồ sơ, gửi email phỏng vấn,… đồng thời cho phép HR tương tác trực tiếp với ứng viên qua email, gọi thoại và gọi video ngay trên hệ thống.
– Base Onboard – Quản lý hội nhập: Tạo lập và theo dõi quy trình onboard cho từng bộ phận, phòng ban, đồng thời cá nhân hóa nội dung onboard, giúp nhân viên mới nhanh chóng thích ứng ngay từ những ngày đầu tiên.
– Base HRM – Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân sự (hợp đồng, bảng lương, lộ trình sự nghiệp,…), đồng thời cho phép thiết kế cơ cấu tổ chức nhân sự theo phòng ban, vị trí một cách khoa học.
– Base Talent Referral – Quản lý giới thiệu ứng viên: Triển khai chương trình giới thiệu ứng viên tiềm năng, cho phép mọi người chia sẻ các tin tuyển dụng qua Facebook hoặc Email, đồng thời báo cáo chính xác nguồn giới thiệu và kết quả theo từng cột mốc: ứng viên apply, ứng viên được phỏng vấn, được offer, v.v…
– Base Payroll – Tự động xử lý bảng lương: Tự động cập nhật bảng công để tính toán lương hàng tháng dựa trên công thức đã thiết lập, đồng thời tự động gửi phiếu lương qua email để nhân viên xác nhận trước khi thanh toán.
– Base Checkin & Base Timesheet: Quản lý chấm công: Tự động ghi nhận và cập nhật ngày công theo giờ cố định/đi sớm/về muộn/tăng ca, đồng thời cho phép nhân viên phản hồi theo thời gian thực để thực hiện điều chỉnh cần thiết.
– Base Timeoff – Quản lý ngày phép: Cho phép nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép và quản lý phê duyệt trên cùng hệ thống. Đồng thời, tự động cập nhật ngày nghỉ phép có lương/không lương vào bảng chấm công cuối kỳ.
– Base Goal & Base Review: Thiết lập mục tiêu (KPI/OKR) và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từng phòng ban, từ đó cung cấp cơ sở đáng tin cậy cho các quyết định khen thưởng/đào tạo/luân chuyển nhân sự.
6.3 Một số tips lựa chọn phần mềm HRM
Một số yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM phù hợp cho doanh nghiệp của bạn:
– Xác định nhu cầu thực tế: Trước tiên, hãy làm rõ doanh nghiệp đang cần cải thiện điều gì, là tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hay đơn giản hóa quy trình tính lương? Ví dụ, nếu bạn muốn rút ngắn thời gian tuyển dụng, hãy chọn phần mềm có tính năng tích hợp với các nền tảng đăng tin tuyển dụng và tự động sàng lọc hồ sơ.
– Ưu tiên tính bảo mật dữ liệu: Phần mềm HRM lưu trữ rất nhiều thông tin nhạy cảm như lương, lý lịch cá nhân và hợp đồng lao động. Vì vậy, hãy kiểm tra xem dữ liệu được mã hóa như thế nào, có tính năng xác thực hai lớp không, và dữ liệu sẽ được sao lưu ở đâu để tránh rủi ro thất thoát.
– Xem xét khả năng mở rộng: Phần mềm HRM không chỉ là công cụ nhất thời mà còn là giải pháp dài hạn. Do đó, hãy chọn phần mềm có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Ví dụ, một startup với 30 nhân viên có thể không cần quá nhiều tính năng, nhưng khi quy mô tăng lên 300 người, hệ thống HRM cần đáp ứng cấu trúc tổ chức phức tạp hơn.
– Kiểm tra dịch vụ hỗ trợ sau triển khai: Hãy hỏi nhà cung cấp về chính sách đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng. Ví dụ, mỗi khi phần mềm xảy ra lỗi thì nhà cung cấp hỗ trợ bằng cách nào, là qua TeamView hay sẵn sàng xuống tận nơi?
– Tìm hiểu đánh giá thực tế: Đọc đánh giá từ các doanh nghiệp khác, tham khảo phản hồi từ chuyên gia trong ngành, hoặc yêu cầu bản dùng thử (demo) để có trải nghiệm thực tế trước khi quyết định. Ví dụ, nếu một phần mềm HRM được đánh giá cao về giao diện thân thiện nhưng có nhược điểm về tích hợp hệ thống, bạn cần cân nhắc xem điều đó có ảnh hưởng đến vận hành hay không.
7. Tạm kết
Trên đây là các thông tin liên quan đến HRM là gì mà Talent.vn muốn chia sẻ cùng bạn đọc. Có thể thấy rằng, HRM ngày nay không chỉ dừng lại ở việc quản lý thủ tục hành chính mà còn đảm đương việc xây dựng mối quan hệ với nhân viên, nâng cao năng suất và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, đây là thời điểm thích hợp để bạn đánh giá lại quy trình và áp dụng công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân sự.
