HRIS mang đến cho các nhà quản lý nhân sự một giải pháp chiến lược để cải thiện hiệu suất, tạo dựng môi trường làm việc gắn kết và đơn giản hóa các quy trình quan trọng. Vậy, thực chất HRIS là gì? Với vai trò là một HR, bạn cần làm gì để có thể lựa chọn và triển khai một HRIS phù hợp cho doanh nghiệp của mình? Trong bài viết này, Talent sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết để giúp bạn có định hướng đúng đắn.
1. Tổng quan về HRIS (Human Resources Information System)
1.1 HRIS là gì?
HRIS là viết tắt của cụm từ “Human Resources Information System”, có nghĩa là “Hệ thống thông tin nguồn nhân lực” hay đôi khi còn được gọi là “Hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực”.
Đây là một giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các quy trình và nghiệp vụ liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, các quyết định về lương, thưởng và phúc lợi.
1.2 Sự ra đời và phát triển của phần mềm HRIS
Vào những năm 1980, HR khi đó – và cho đến ngày nay – là một trong những phòng ban có khối lượng công việc hành chính lớn nhất trong hầu hết các tổ chức hay doanh nghiệp. Theo đó, đội ngũ quản lý nhân sự không chỉ gánh trên vai khối lượng lớn giấy tờ và hồ sơ, mà còn chịu trách nhiệm bảo mật những thông tin nhạy cảm của người lao động.
Đây cũng chính là bước đệm hình thành nên nhu cầu về một công cụ công nghệ có khả năng lưu trữ thông tin nhân sự một cách tập trung và bảo mật, thay vì dựa vào sổ sách. Và khi công nghệ tiến bộ hơn từng ngày, hệ thống HRIS cũng dần trở nên thông minh hơn. Nó không chỉ có khả năng tự động hóa các quy trình cố định, mà còn tích hợp công cụ giao tiếp, cung cấp báo cáo chi tiết về xu hướng và biến động nhân sự.
Hiện nay, các phần mềm HRIS chủ yếu được phát triển trên nền tảng đám mây, mang lại nhiều lợi ích vượt trội như khả năng lưu trữ dữ liệu lớn hơn, bảo mật mạnh mẽ hơn và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng bổ sung như hệ thống chấm công, tính lương và quản lý nhân sự tổng thể.
Đọc thêm: Top 12+ phần mềm quản lý nhân sự toàn diện và tốt nhất 2025
2. Phân biệt HRIS – HRM – HCM
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS), Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) và Quản lý vốn nhân lực (HCM) là những thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau trong lĩnh vực công nghệ quản lý nhân sự. Tuy nhiên, giữa chúng tồn tại một số điểm khác biệt nhất định. Khi hiểu rõ ý nghĩa và chức năng của từng hệ thống, bạn sẽ không cảm thấy bối rối trong việc ứng dụng.
| HRIS | HRM | HCM | |
| Viết tắt | Human Resources Information Systems | Human Resources Management Systems | Human Capital Management |
| Ý nghĩa | Hệ thống thông tin nguồn nhân lực | Hệ thống quản lý nguồn nhân lực | Quản lý vốn nguồn nhân lực |
| Chức năng | – Tập trung vào lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân sự ở mức cơ bản, bao gồm thông tin nhân viên, lương và phúc lợi, sơ đồ tổ chức, chính sách và quy trình. – Cung cấp cơ sở dữ liệu cho các quy trình nhân sự cốt lõi mang tính tuyến tính và định lượng hơn, như xử lý bảng lương hoặc quản lý chấm công. | – Mở rộng chức năng của HRIS với khả năng quản lý nhân sự toàn diện và phức tạp hơn. – Tích hợp các tính năng như tự động hóa quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và phân tích dữ liệu nhân sự. | – Bao gồm cả HRIS và HRMS, đồng thời bổ sung các công cụ tập trung vào chiến lược quản lý nhân sự ở cấp độ vĩ mô. – Quản lý toàn diện các quy trình trong vòng đời một nhân sự, như phát triển nghề nghiệp và tối ưu hóa năng suất lao động. |
3. HRIS đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Khi chỉ riêng bộ phận HR, mà tất cả mọi người trong tổ chức, từ ban lãnh đạo đến nhân viên các cấp, đều hưởng lợi từ việc triển khai hệ thống HRIS. Một số lợi ích tiêu biểu mà HRIS đem lại cho tổ chức bao gồm:
– Đảm bảo dữ liệu tập trung và nhất quán:
Lợi ích dễ thấy nhất của HRIS là giúp khắc phục những bất cập của việc quản lý thông tin thủ công. Bằng cách tập trung toàn bộ thông tin nhân sự trên một nền tảng duy nhất, HRIS giảm thiểu sai sót, đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ trên toàn tổ chức.
Nhờ vậy, với tài khoản đăng nhập được cấp, người dùng có thể nhanh chóng truy cập và tra cứu thông tin của từng nhân viên. Các dữ liệu quan trọng như hồ sơ cá nhân, thời gian làm việc, cấp bậc, chức vụ,… sẽ hiển thị ngay lập tức mà không cần tốn nhiều thời gian tìm kiếm.
– Tối ưu hóa hiệu suất, năng suất làm việc:
Tự động hóa là một trong những tính năng cốt lõi của HRIS, giúp nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể. Hệ thống này có thể tự động xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, như tính lương, theo dõi ngày công và quản lý phúc lợi, giúp bộ phận HR giảm bớt khối lượng công việc hành chính.
Nhờ đó, các chuyên gia HR sẽ có thêm thời gian để tập trung vào các sáng kiến chiến lược, thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Đồng thời, việc tinh gọn các thủ tục giấy tờ rườm rà cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
– Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tiến bộ:
HRIS nâng cao trải nghiệm của nhân viên thông qua các “cổng thông tin tự phục vụ”, cho phép họ chủ động truy cập và quản lý thông tin cá nhân, xem bảng lương, lịch trình đào tạo, cũng như nắm rõ các chính sách công ty mà không cần đến sự hỗ trợ trực tiếp từ HR. Chính sự trao quyền và minh bạch này sẽ góp phần kiến tạo nên văn hóa doanh nghiệp tích cực và cởi mở.
Ngoài ra, HRIS còn giúp bộ phận HR phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của nhân viên, chẳng hạn như điều chỉnh bảng chấm công khi có sai sót, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và gắn kết trong công việc.
– Nâng cao khả năng thu hút, giữ chân nhân tài:
HRIS với các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc về nhiều chỉ số nhân sự trọng yếu, chẳng hạn như tỷ lệ luân chuyển và hiệu suất tuyển dụng. Nhờ đó, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể xác định xu hướng, dự báo nhu cầu và xây dựng chiến lược thu hút, giữ chân nhân tài một đúng đắn hơn.
Bên cạnh đó, HRIS còn hỗ trợ quản lý hiệu suất, giúp nhận diện chính xác những nhân viên có thành tích xuất sắc. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch phát triển và bồi dưỡng nhân tài, đảm bảo một lực lượng lao động vững mạnh trong tương lai.
4. Những chức năng cốt lõi của HRIS
Hệ thống HRIS có nhiều tính năng, mỗi tính năng được thiết kế để xử lý các khía cạnh khác nhau của quản lý nguồn nhân lực. Những chức năng chính gồm có:
| Tuyển dụng và Hội nhập: | Nhiều HRIS đi kèm với hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), giúp nhà tuyển dụng tổng hợp hồ sơ ứng tuyển, sàng lọc ứng viên, tổ chức phỏng vấn và xây dựng Talent Pool theo nhiều tiêu chí.HRIS cũng được trang bị các công cụ đào tạo nhân viên mới như lưu trữ hồ sơ cá nhân, ký tài liệu điện tử và cung cấp kho tài nguyên trực tuyến về quy định, chính sách của công ty. |
| Quản lý bảng lương, phúc lợi: | Trong nhiều trường hợp, HRIS sẽ tự động khấu trừ thuế và phúc lợi từ tiền lương của nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong tính toán.Một số hệ thống cũng cung cấp các tùy chọn báo cáo từ góc độ tài chính và theo dõi những biến động trong xu hướng trả lương của doanh nghiệp. |
| Quản lý chấm công: | HRIS có khả năng theo dõi thời gian, ca làm việc, ngày nghỉ phép, sau đó tự động chuyển dữ liệu công thực tế vào hệ thống tính lương. |
| Thiết kế sơ đồ tổ chức: | HRIS cũng tích hợp các công cụ trực quan hóa cơ cấu tổ chức, giúp phân tích và quản lý lực lượng lao động sâu sát hơn.Dưới dạng danh bạ nhân sự, hệ thống sẽ hiển thị rõ ràng họ tên, số điện thoại, email, tài khoản mạng xã hội, chức vụ và vai trò công việc, giúp mọi người giao tiếp và tương tác một cách chuẩn chỉnh nhất. |
| Báo cáo dữ liệu: | Các báo cáo mà HRIS cung cấp thường bao gồm tỷ lệ duy trì, chi phí tuyển dụng, ngân sách đào tạo, hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh tổng thể. |
| Khả năng tích hợp: | Mỗi doanh nghiệp thường sử dụng nhiều công cụ làm việc cùng lúc, vì vậy các phần mềm HRIS hiện đại được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống HR khác cũng như phần mềm quản lý dự án, quản lý quy trình. Điều này giúp đảm bảo sự vận hành thông suốt và không bị gián đoạn. |
| Đảm bảo sự tuân thủ: | Một số HRIS có khả năng cập nhật các thay đổi về luật thuế và quy định về việc làm, giúp doanh nghiệp thuê/mướn lao động một cách hợp lệ. |
Đọc thêm: Top 9+ phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp hiện đại
5. Ví dụ thực tế về hệ thống HRIS – Base HRM+
Hiện có rất nhiều phần mềm HRIS trên thị trường, và Base HRM+ là một trong số đó. Tuy nhiên, Base HRM+ không chỉ hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự như một HRIS đơn thuần, mà còn bao hàm cả chức năng của HRM và HCM. Điều này đồng nghĩa với việc Base HRM+ cung cấp nhiều chức năng tự động hóa hơn, giúp HR theo dõi và kiểm soát mọi giai đoạn trong vòng đời nhân sự một cách tối ưu hơn:
- Organizational Design & Employee Data Platform (Sắp xếp bộ máy tổ chức & Quản lý hồ sơ nhân sự)
- Compensation & Benefits (Quản lý lương & Phúc lợi)
- Goal & Performance Review (Thiết lập mục tiêu & Đánh giá hiệu suất)
- Learning & Development (Đào tạo và phát triển)
Cụ thể, Base HRM+ là Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện, được thiết kế với tầm nhìn quản trị nguồn nhân lực có chiều sâu và bài bản ngay từ đầu: (1) Xác định rõ những bài toán quản trị quan trọng nhất; và (2) Ứng dụng một công cụ thông minh cho từng bài toán riêng biệt.
Cũng chính vì vậy, Base HRM+ tập hợp hơn 20 ứng dụng giải quyết chuyên sâu từng bài toán trong quản trị con người. Sau đây là một số ứng dụng nổi bật:
- Base HRM (Hệ thống quản lý thông tin nhân sự)
- Base Checkin (Quản lý bảng chấm công)
- Base Timesheet (Quản lý dữ liệu ngày công)
- Base Payroll (Tính toán và trả lương)
- Base Goal (Quản trị mục tiêu theo KPI/OKR)
- Base Schedule (Phân ca cho nhóm lao động phi văn phòng)
Và, dù mỗi ứng dụng chỉ tập trung vào một nghiệp vụ riêng, nhưng không vì vậy mà chúng hoạt động rời rạc, ngược lại, chúng có thể tích hợp liền mạch và trao đổi dữ liệu mượt mà trên nền tảng Base Platform.
Chẳng hạn, Base Checkin tự động thu nhập dữ liệu từ máy chấm công (thẻ từ/vân tay/face id), sau đó truyền dữ liệu sang Base Timesheet để lập bảng công cuối tháng. Bảng công này sẽ được Base Payroll tiếp nhận, xử lý và tạo thành phiếu lương cuối cùng, cho phép nhân viên xác nhận thông tin qua email trước khi doanh nghiệp thanh toán.
Với khả năng tự động hóa và kết nối linh hoạt, Base HRM+ chắc chắn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao độ chính xác và tối ưu hóa hiệu suất vận hành nhân sự.
6. Các bước lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Dưới đây là các bước quan trọng để tìm ra giải pháp HRIS tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu hiện tại của tổ chức
Trước khi lựa chọn HRIS, hãy xác định rõ những vấn đề doanh nghiệp bạn đang gặp phải và mục tiêu cần đạt được khi triển khai HRIS. Một số câu hỏi cần xem xét:
- Quy mô và định hướng phát triển: Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng nhân sự trong 1-3 năm tới không?
- Loại hình doanh nghiệp: Startup, SME hay tập đoàn lớn sẽ có yêu cầu HRIS khác nhau.
- Địa điểm làm việc của nhân viên: Nhân sự làm việc tại văn phòng, từ xa hay hybrid?
- Cấu trúc nhân sự: Doanh nghiệp chỉ quản lý nhân viên chính thức, hay bao gồm cả freelancer?
- Quy trình nhân sự cần hỗ trợ: Từ chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất, đào tạo,… đâu là ưu tiên hàng đầu?
- Ngân sách: Doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư bao nhiêu cho hệ thống này?
- Yêu cầu tích hợp và tùy chỉnh: Cần tích hợp với các công cụ khác như kế toán, CRM hay không?
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều nhân viên làm việc từ xa, hãy ưu tiên HRIS có tính năng quản lý thời gian linh hoạt, chấm công trực tuyến và tích hợp đa phương tiện giao tiếp như chat và video call.
Bước 2: Chọn ra các giải pháp HRIS tiềm năng
Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm và thu hẹp danh sách các nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của bạn. Hãy so sánh:
- Tính năng: Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp chưa?
- Giao diện & Trải nghiệm người dùng: Có dễ sử dụng không?
- Khả năng mở rộng: Có phù hợp với tốc độ phát triển nhân sự của công ty không?
- Hỗ trợ khách hàng: Nhà cung cấp hỗ trợ kỹ thuật bằng hình thức nào? TeamView hay đến tận nơi?
Bước 3: Gửi yêu cầu đề xuất (RFP – Request for Proposal)
Sau khi thu hẹp danh sách nhà cung cấp, hãy gửi yêu cầu đề xuất (RFP) để nhận được báo giá chi tiết. Một RFP rõ ràng cần bao gồm:
- Các thách thức HR cần giải quyết
- Kết quả mong muốn
- Yêu cầu tính năng cụ thể
- Ngân sách & thời gian triển khai dự kiến
- Các tiêu chí đánh giá & điều khoản hợp đồng
Bước này giúp bạn đánh giá mức độ phù hợp của từng nhà cung cấp và đàm phán điều khoản có lợi nhất.
Ví dụ: Nếu công ty bạn cần tích hợp HRIS với phần mềm quản lý dự án hiện có, hãy yêu cầu rõ điều này trong RFP để tránh phát sinh chi phí sau này.
Bước 4: Demo hoặc dùng thử HRIS
Cuối cùng, trước khi ra quyết định, hãy yêu cầu demo hoặc dùng thử miễn phí để đánh giá trực tiếp trải nghiệm của hệ thống.
- Kiểm tra khả năng đáp ứng thực tế: Quy trình chấm công, quản lý lương, đánh giá nhân sự có diễn ra trơn tru không?
- Trải nghiệm giao diện: Bạn và các thành viên HR khác sử dụng dễ dàng không?
- Tích hợp với hệ thống hiện tại: HRIS có kết nối tốt với phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng không?
Ví dụ: Nếu bạn muốn kiểm tra tính năng tự động hóa bảng công và tính lương, hãy thử nghiệm bằng cách nhập dữ liệu chấm công và kiểm tra kết quả tính lương có chính xác không.
7. Cách triển khai thành công hệ thống HRIS mới
Việc triển khai một hệ thống HRIS mới có thể phức tạp không kém việc lựa chọn phần mềm ban đầu. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, bạn hãy thực hiện một số bước cần thiết như sau:
Bước 1: Thành lập nhóm triển khai
Khi triển khai HRIS, doanh nghiệp cần một nhóm chuyên trách để phối hợp với nhà cung cấp, nhằm đảm bảo phần mềm được cài đặt và vận hành trơn tru.
Vậy, ai nên tham gia?
- Bộ phận IT: Hỗ trợ cài đặt, bảo mật và tích hợp hệ thống.
- Bộ phận HR: Kiểm tra tính năng, đảm bảo phần mềm phù hợp với quy trình nhân sự hiện tại.
- Người quản lý & đại diện nhân viên: Đưa ra phản hồi về trải nghiệm sử dụng cho nhà cung cấp.
Ví dụ: Bộ phận HR cần đảm bảo HRIS có thể xử lý dữ liệu lương, quản lý nghỉ phép và theo dõi hiệu suất cho toàn bộ nhân viên mà không gây ra gián đoạn.
Bước 2: Lập kế hoạch triển khai
Phối hợp cùng nhà cung cấp HRIS, hãy xác định những yếu tố:
- Những tính năng nào cần ưu tiên triển khai trước?
- Các hệ thống hiện có có thể tích hợp với HRIS không?
- Những khó khăn nào có thể phát sinh khi chuyển đổi?
Ví dụ: Nếu công ty đang dùng phần mềm chấm công riêng, hãy đảm bảo HRIS có thể tích hợp thay vì yêu cầu nhập liệu thủ công.
Bước 3: Kiểm tra hệ thống trước khi triển khai
Trước tiên, hãy chọn một nhóm nhỏ nhân viên (beta tester) để thử nghiệm HRIS và phát hiện lỗi. Họ sẽ đánh giá được: mức độ dễ sử dụng, tốc độ xử lý dữ liệu, và khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
Sau khi cải thiện hệ thống theo phản hồi của nhóm beta, bạn hãy mời thêm một nhóm nhân viên trải nghiệm để đảm bảo phần mềm hoạt động tốt trước khi chính thức đưa nó vào sử dụng.
Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng HRIS
Mục tiêu là giúp mọi người làm quen với HRIS, để họ có thể sử dụng thành thạo ngay khi hệ thống được triển khai. Một số phương pháp dùng để đào tạo như:
- Tổ chức buổi hướng dẫn cho quản lý và nhân viên.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng.
- Tạo nhóm hỗ trợ hoặc kênh phản hồi nội bộ để giải đáp thắc mắc.
Ví dụ: Nếu HRIS có tính năng gửi đơn nghỉ phép trực tuyến, bạn hãy hướng dẫn nhân viên cách gửi yêu cầu và kiểm tra trạng thái phê duyệt.
Bước 5: Chính thức triển khai HRIS
Sau khi tất cả các nhân viên đã làm quen với hệ thống, doanh nghiệp có thể chính thức đưa HRIS vào sử dụng. Để hệ thống duy trì hoạt động ổn định, cần:
- Phân công đội ngũ phối hợp với nhà cung cấp, đảm bảo có người xử lý các vấn đề phát sinh.
- Kiểm tra và cập nhật hệ thống định kỳ.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên để tiếp tục cải thiện trải nghiệm người dùng.
8. Tạm kết
Như vậy, Talent.vn vừa cùng bạn tìm hiểu các thông tin xoay quanh HRIS là gì, các lợi ích cũng như các tính năng cốt lõi của một hệ thống HRIS. Có thể thấy rằng, triển khai HRIS không chỉ là cài đặt phần mềm mà còn là quá trình thay đổi cách vận hành của doanh nghiệp.
Bằng cách đánh giá kỹ lưỡng, thử nghiệm cẩn thận và đào tạo nghiêm túc, doanh nghiệp có thể khai thác triệt để ưu điểm của HRIS, biến nó trở thành một tài sản quan trọng để tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự, nâng cao trải nghiệm của nhân viên và thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.
