Trong bối cảnh thị trường lao động liên tục biến động, những thuật ngữ như “layoff”, “cắt giảm nhân sự”, hay “tái cấu trúc bộ máy” ngày càng trở nên quen thuộc với doanh nghiệp. Không ít tổ chức rơi vào tình trạng thừa nhân sự nhưng vẫn thiếu người phù hợp, hoặc phải liên tục tuyển dụng để bù đắp khoảng trống do sự biến động nhân sự gây ra.
Làm thế nào để doanh nghiệp có một cơ cấu nhân sự hợp lý, vừa tối ưu chi phí vừa đảm bảo hiệu suất làm việc? Định biên nhân sự chính là công cụ giúp doanh nghiệp cân bằng bài toán này. Vậy định biên nhân sự là gì? Cùng Talent tham khảo qua bài viết dưới đây.
1. Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự là quá trình tính toán xác định số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí công việc trong tổ chức, đảm bảo đáp ứng hiệu quả các mục tiêu kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Quá trình này giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu suất làm việc.
Vậy, định biên nhân sự tiếng Anh là gì? Thuật ngữ này thường được gọi là Workforce Planning hoặc Human Resource Planning (HR Planning). Đây là quá trình lập kế hoạch chi tiết về nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, có thể theo tuần, tháng, năm hoặc dài hơn. HR Planning xác định rõ số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban cũng như tổng thể tổ chức.
Tuy nhiên, để áp dụng định biên nhân sự vào thực tế và đảm bảo đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
Đối với doanh nghiệp:
- Định hướng chiến lược rõ ràng: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh dài hạn để có kế hoạch nhân sự phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
- Kế hoạch kinh doanh chi tiết: Bao gồm ngân sách cụ thể, dự báo nhu cầu nhân lực và các kịch bản ứng phó với rủi ro để đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý nhân sự.
Đối với các bộ phận:
- Xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
- Biết được tần suất và quy trình thực hiện công việc để tính toán số lượng nhân sự cần thiết.
- Kỳ vọng chất lượng về ước lượng hiệu suất làm việc cho từng vị trí.
- Hiểu được ứng dụng tự động hóa hệ thống quản lý trong triển khai công việc.
2. Tại sao định biên nhân sự cần thiết với doanh nghiệp?
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Định biên nhân sự không chỉ giúp tối ưu hóa bộ máy vận hành mà còn tạo nền tảng cho các chiến lược nhân sự dài hạn. Có thể kể đến các lợi ích cơ bản sau:
2.1 Tối ưu hóa chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp, bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm và các phúc lợi khác. Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết, tránh tình trạng thừa lao động gây lãng phí hoặc thiếu hụt nhân lực làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Bằng cách phân bổ nguồn lực hợp lý, doanh nghiệp có thể kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn mà vẫn đảm bảo hoạt động ổn định.
2.2 Cải thiện hiệu suất làm việc
Việc định biên nhân sự phù hợp không chỉ nâng cao hiệu suất cá nhân mà còn tạo điều kiện để các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, hạn chế tình trạng chồng chéo nhiệm vụ hoặc gián đoạn quy trình. Khi nhân viên được làm việc trong môi trường có tổ chức, họ sẽ có động lực cống hiến và phát huy tối đa năng lực của mình.
2.3 Hỗ trợ các kế hoạch nhân sự dài hạn
Định biên nhân sự không chỉ mang tính chất quản lý ngắn hạn mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự dài hạn. Xác định rõ nhu cầu nhân lực theo từng giai đoạn phát triển giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác tuyển dụng, đào tạo và quy hoạch đội ngũ kế thừa.
Ngoài ra, định biên nhân sự còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ứng phó với những thay đổi của thị trường lao động, đảm bảo luôn có đội ngũ nhân sự chất lượng cao để đáp ứng yêu cầu phát triển trong tương lai.
3. Các nguyên tắc tính định biên nhân sự
Để đảm bảo quá trình định biên nhân sự được thực hiện một cách khoa học, chính xác và phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp, cần tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản sau đây:
3.1 Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối giữa số lượng nhân sự và các yếu tố kinh doanh quan trọng như doanh thu, sản xuất và ngân sách. Cụ thể:
- Tỷ lệ tăng/giảm nhân sự theo doanh thu: Số lượng nhân sự cần có sự điều chỉnh tương ứng với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 30%, định biên nhân sự có thể tăng 20% để đáp ứng khối lượng công việc.
- Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và gián tiếp: Thông thường, tỷ lệ nhân sự trực tiếp (kinh doanh, sản xuất) so với nhân sự gián tiếp (hành chính, hỗ trợ) cần được duy trì ở mức hợp lý, chẳng hạn 65% và 35%.
- Phân bổ ngân sách hợp lý giữa các nhóm nhân sự: Ví dụ, nếu tổng chi phí nhân sự chiếm 78% doanh thu, thì quỹ lương dành cho nhóm quản lý có thể dao động từ 22% đến 78%..
3.2 Nguyên tắc về định mức lao động
Nguyên tắc này giúp xác định khối lượng công việc tương ứng với số lượng nhân sự, đảm bảo năng suất lao động tối ưu. Cách tính định mức lao động có thể dựa trên:
- Khối lượng công việc: Ứng dụng cho các lĩnh vực sản xuất hoặc dịch vụ, ví dụ một công nhân có thể hoàn thành 30 sản phẩm/ca hoặc một nhóm có thể xử lý 100 sản phẩm/ca.
- Chỉ tiêu hiệu suất: Đối với bộ phận kinh doanh, chỉ tiêu có thể dựa trên doanh thu và số lượng khách hàng phục vụ trong năm.
- Thông lệ thao tác nghề nghiệp: Xác định số lượng công việc hoàn thành dựa trên số lượng chứng từ xử lý, số báo cáo lập ra hoặc tần suất thực hiện giao dịch hàng ngày.
- Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp, xác định số lượng nhân sự dựa trên nhu cầu hỗ trợ cho các bộ phận khác.
3.3 Nguyên tắc về tần suất và thời lượng
Nguyên tắc này tập trung vào tần suất thực hiện nhiệm vụ và thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc theo từng vị trí.
Ví dụ:
- Kế toán chi phí có thể cần xử lý 100 chứng từ/ngày, lập báo cáo hàng tháng và làm việc với cơ quan thanh tra thuế hàng quý.
- Nhân sự phụ trách vận hành hệ thống có thể cần thực hiện kiểm tra bảo trì hàng tuần và báo cáo tình trạng hệ thống hàng tháng.
4. Cách tính định biên nhân sự cho doanh nghiệp
Việc xác định định biên nhân sự không có một công thức cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lĩnh vực hoạt động, mô hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể áp dụng phương pháp tính toán dựa trên nguyên tắc tần suất làm việc, thời gian lao động và hệ số bù trừ nhân sự.
Công thức cách tính mẫu định biên nhân sự: Số nhân sự cần tuyển = N x C x H
Trong đó:
- N: Số nhân viên cần thiết cho một ca làm việc
- C: Số ca làm việc trong ngày
- H: Hệ số bù trừ nhân sự (tính theo số ngày công thực tế của nhân viên trong năm
Ví dụ áp dụng
Một nhà hàng phục vụ ăn uống hoạt động 2 ca/ngày, mỗi ca cần 4 nhân viên phục vụ để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Theo quy định hiện hành, mỗi nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày/năm (bao gồm ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày phép năm). Như vậy, số ngày công thực tế của một nhân viên trong năm là: 365 – 88 = 277 (ngày công/ năm).
Vì nhà hàng hoạt động liên tục cả năm, số ngày làm việc cần đảm bảo là 365 ngày, do đó hệ số bù trừ nhân sự được tính như sau:
Vì nhà hàng hoạt động liên tục cả năm, số ngày làm việc cần đảm bảo là 365 ngày, do đó hệ số bù trừ nhân sự được tính như sau: H = 365 / 277 = 1.32
Số nhân viên cần tuyển để đảm bảo đủ người làm việc cho 2 ca/ngày: 4 x 2 x 1.32 = 10.56
Làm tròn lên, nhà hàng cần tuyển 11 nhân viên để đảm bảo vận hành ổn định, kể cả khi có nhân viên nghỉ phép hoặc vắng mặt đột xuất.
5. Các bước tính định biên nhân sự
Định biên nhân sự là một quy trình quan trọng nhằm tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo sự cân đối giữa nhu cầu thực tế và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm bốn bước chính:
5.1 Dự báo nhu cầu nhân sự
Trước khi áp dụng định biên nhân sự, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng thực tế nguồn nhân lực và làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo và các phòng ban để xác định nhu cầu nhân sự trong ngắn hạn và dài hạn. Việc dự báo này dựa trên:
- Chiến lược kinh doanh: Kế hoạch mở rộng, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới hoặc điều chỉnh mô hình vận hành.
- Khối lượng công việc: Xác định khối lượng công việc thực tế và yêu cầu về nhân sự cho từng bộ phận.
- Tính chất công việc: Xác định các vị trí quan trọng, yêu cầu về kỹ năng và mức độ cần thiết của từng vị trí.
Mục tiêu của bước này là xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết để đảm bảo hiệu quả vận hành mà không gây dư thừa hoặc thiếu hụt nguồn lực.
5.2 Thu thập và phân tích dữ liệu
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu về nguồn nhân lực hiện có để đưa ra đánh giá chính xác về khoảng trống của nhân sự. Các yếu tố quan trọng bao gồm:
- Số lượng nhân sự hiện tại: Cơ cấu nhân sự theo từng phòng ban, vị trí.
- Hiệu suất làm việc: Đánh giá mức độ đáp ứng công việc của từng nhân viên.
- Tỷ lệ biến động nhân sự: Tỷ lệ nghỉ việc, tuyển mới và luân chuyển nội bộ.
- Chi phí nhân sự: Lương, phúc lợi và các khoản chi phí liên quan
Không có dữ liệu chính xác, mọi kế hoạch nhân sự chỉ mang tính phỏng đoán. Vì vậy, phân tích nguồn lực cần dựa trên số liệu thực tế, phản ánh đúng tình trạng nhân sự hiện tại để đưa ra các quyết định phù hợp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa đội ngũ và duy trì sự phát triển bền vững.
5.3 Lập kế hoạch định biên
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch xây dựng định biên nhân sự một cách hợp lý. Đây không chỉ là quyết định tăng hay giảm nhân sự mà còn là cách tổ chức lại đội ngũ để nâng cao hiệu suất. Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng file định biên nhân sự Excel nhằm theo dõi số lượng, vị trí, hiệu suất làm việc và chi phí nhân sự một cách hệ thống.
Các phương án có thể áp dụng:
- Tăng nhân sự khi doanh nghiệp mở rộng, ra mắt sản phẩm mới hoặc khối lượng công việc gia tăng.
- Giữ nguyên nhân sự nếu bộ máy đã vận hành ổn định, chỉ cần đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ.
- Giảm nhân sự khi công việc giảm, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ hoặc cần tái cấu trúc để tinh gọn bộ máy.
Tuy nhiên, việc định biên không thể chỉ dựa vào cảm tính hay nguyên tắc “thiếu thì tuyển, thừa thì cắt.” Quyết định cần dựa trên hiệu suất làm việc, mức độ quan trọng của từng vị trí, chi phí nhân sự và chiến lược phát triển dài hạn.
5.4 Triển khai và theo dõi
Đây là lúc bạn thực hiện định biên nhân sự theo kế hoạch đã lập. Sau khi xây dựng kế hoạch, doanh nghiệp cần triển khai thực hiện và giám sát chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả. Ở bước này, doanh nghiệp cần:
- Định kỳ theo dõi kết quả, so sánh với mục tiêu ban đầu để xác định mức độ hiệu quả.
- Dựa trên dữ liệu thực tế, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với biến động thị trường và tình hình nội bộ.
Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc nhận diện những sai lệch giữa kế hoạch và thực tế. Doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân, rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình định biên nhân sự trong tương lai, đảm bảo đội ngũ luôn đáp ứng tốt nhu cầu phát triển.
6. Những lưu ý khi tính định biên nhân sự
Để đảm bảo định biên nhân sự chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau khi tính toán định biên nhân sự:
6.1 Dựa trên dữ liệu cụ thể
Việc lập kế hoạch nhân sự cần dựa trên các số liệu thực tế như tỷ lệ nghỉ việc, tốc độ tăng trưởng, năng suất lao động… Các thông tin này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, tránh tình trạng thừa nhân sự gây lãng phí hoặc thiếu hụt ảnh hưởng đến vận hành.
6.2 Không cắt giảm nhân sự đột ngột
Tinh giản bộ máy là điều cần thiết nhưng phải có lộ trình rõ ràng. Việc giảm nhân sự một cách đột ngột có thể gây áp lực lên nhân viên còn lại, ảnh hưởng đến năng suất làm việc và môi trường doanh nghiệp. Do đó, cần có kế hoạch điều chỉnh hợp lý để đảm bảo sự ổn định trong tổ chức.
6.3 Cập nhật định biên nhân sự theo tình hình thực tế
Mô hình kinh doanh, chiến lược phát triển và nhu cầu nhân sự có thể thay đổi liên tục. Do đó, việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh định biên nhân sự theo từng giai đoạn là điều cần thiết. Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch định biên nhân sự cho từng khối, phòng ban theo năm, đồng thời theo dõi và đối soát hàng tháng để đảm bảo tính phù hợp.
6.4 Kết hợp giữa công nghệ
Ứng dụng công nghệ vào quá trình định biên giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại không chỉ giúp quản lý dữ liệu nhân sự chính xác mà còn hỗ trợ lập kế hoạch định biên một cách khoa học và tiết kiệm thời gian.
Base HRM là giải pháp nhân sự toàn diện, trong đó tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý định biên nhân sự hiệu quả:
- Thiết lập định biên nhân sự theo từng phòng ban: Dễ dàng xây dựng và theo dõi kế hoạch định biên theo từng giai đoạn, đảm bảo phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
- Quản lý tuyển dụng hiệu quả: Hỗ trợ lập phiếu đề nghị tuyển dụng, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng và theo dõi tình trạng tuyển dụng trên hệ thống.
- Tự động cập nhật dữ liệu nhân sự: Lưu trữ thông tin nhân viên tập trung, từ quá trình làm việc, lương thưởng đến hợp đồng lao động, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định định biên chính xác.
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân sự: Kết hợp với hệ thống OKRs/KPIs để đánh giá hiệu quả làm việc, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân sự phù hợp.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu định biên: Cung cấp báo cáo trực quan, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá tình trạng nhân sự và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
7. Kết luận
Định biên nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo cơ cấu nhân sự hợp lý mà còn tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi trong tương lai. Việc áp dụng công nghệ vào quá trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý nguồn lực hiệu quả hơn, từ đó nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.
