Việc tính lương không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động mà còn là yếu tố quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Bước sang năm 2025, những thay đổi về quy định pháp luật khiến không ít doanh nghiệp và nhân sự gặp khó khăn trong việc xác định mức lương đúng chuẩn. Bài viết sau Talent sẽ giúp bạn nắm rõ cách tính lương chuẩn nhất năm 2025 – từ các khái niệm cơ bản đến công thức tính chi tiết – để đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định.
1. Giới thiệu về cách tính lương
1.1 Định nghĩa lương và tầm quan trọng của việc hiểu cách tính lương
Lương là khoản tiền mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động để đổi lấy công sức, thời gian và chuyên môn của họ. Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, tiền lương có thể được trả theo nhiều hình thức khác nhau, bao gồm lương theo thời gian, lương theo sản phẩm, lương khoán hoặc lương theo doanh thu, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Hiểu rõ cách tính lương có ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động:
- Đối với người lao động: Hiểu cách tính lương giúp họ biết chính xác thu nhập của mình, tránh bị thiệt thòi và có thể kiểm tra lại bảng lương khi cần thiết.
- Đối với doanh nghiệp: Hệ thống tính lương minh bạch giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tạo môi trường làm việc công bằng, nâng cao sự gắn kết của nhân viên và tránh các tranh chấp lao động không đáng có.
1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tiền lương
Tiền lương của người lao động không chỉ đơn thuần là con số cố định được thỏa thuận trong hợp đồng lao động mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến mức thu nhập thực nhận của người lao động mà còn tác động đến chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là các thành phần quan trọng cấu thành tiền lương:
- Lương cơ bản: Đây là khoản tiền cố định mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo hợp đồng lao động, không bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng hay phúc lợi khác. Lương cơ bản là cơ sở để tính các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các chế độ phúc lợi khác.
- Phụ cấp: Là các khoản tiền bổ sung nhằm hỗ trợ người lao động trong quá trình làm việc. Một số loại phụ cấp phổ biến gồm:
- Phụ cấp xăng xe, đi lại: Hỗ trợ chi phí di chuyển cho nhân viên.
- Phụ cấp ăn trưa: Giúp nhân viên trang trải chi phí bữa ăn trong ngày làm việc.
- Phụ cấp nhà ở: Hỗ trợ tiền thuê nhà cho nhân viên ở xa hoặc có nhu cầu thuê nhà riêng.
- Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm: Áp dụng cho các vị trí quản lý hoặc công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hơn.
- Thưởng: Khoản tiền doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên thành tích làm việc hoặc kết quả kinh doanh. Các hình thức thưởng phổ biến bao gồm:
- Thưởng hiệu suất: Dựa trên mức độ hoàn thành công việc so với chỉ tiêu đề ra.
- Thưởng doanh thu: Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, được tính theo phần trăm doanh thu đạt được.
- Thưởng năng suất: Phù hợp với công việc sản xuất, tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành.
- Thưởng lễ, Tết: Khoản thưởng vào các dịp đặc biệt như Tết Nguyên Đán, ngày lễ lớn hoặc kỷ niệm công ty.
- Bảo hiểm và thuế: Đây là những khoản khấu trừ bắt buộc theo quy định của pháp luật, ảnh hưởng trực tiếp đến lương thực nhận của người lao động. Bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH): Được trích từ lương để đảm bảo quyền lợi về hưu trí, thai sản, ốm đau…
- Bảo hiểm y tế (BHYT): Hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh theo quy định.
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Dành cho trường hợp người lao động mất việc làm.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Người lao động có thu nhập cao phải đóng thuế theo các mức thuế suất quy định.
Đọc thêm: Top 9+ phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp hiện đại
2. Các phương pháp tính lương phổ biến
Tùy vào tính chất công việc, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính lương khác nhau để đảm bảo tính công bằng và phù hợp với hiệu suất lao động. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
2.1. Cách tính lương theo thời gian
Lương theo thời gian là cách trả lương dựa trên số giờ hoặc số ngày làm việc thực tế của người lao động. Phương pháp này thường áp dụng cho nhân viên văn phòng, lao động làm theo ca, bán thời gian hoặc thời vụ.
Lương theo giờ
Lương theo giờ được tính dựa trên số giờ làm việc thực tế và mức lương cố định theo giờ. Hình thức này phù hợp với công việc bán thời gian, lao động thời vụ hoặc freelancer, giúp người lao động linh hoạt về thời gian nhưng có thu nhập không ổn định.
Công thức tính: Lương = Số giờ làm việc × Mức lương theo giờ
Ví dụ, nhân viên phục vụ làm việc có mức lương 40.000 đồng/giờ. Nếu trong tháng họ làm việc 120 giờ, lương nhận được tính: 40.000 x 120 = 4.800.000 đồng.
Lương theo tháng
Lương theo tháng là mức thu nhập cố định hàng tháng của người lao động, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và thưởng (nếu có), sau khi trừ các khoản khấu trừ bắt buộc như bảo hiểm và thuế.
Công thức tính: Lương tháng = Lương cơ bản + Phụ cấp + Thưởng (nếu có) – Các khoản khấu trừ
Thông thường, doanh nghiệp áp dụng mức ngày công chuẩn là 22 ngày/tháng (đối với doanh nghiệp làm việc 5 ngày/tuần) hoặc 26 ngày/tháng (đối với doanh nghiệp làm việc 6 ngày/tuần).
Nếu người lao động không đi làm đủ ngày công chuẩn, lương tháng sẽ được tính theo công thức: Lương thực nhận = (Lương tháng / Lương thực nhận) × Số ngày làm việc thực tế
Ví dụ, nhân viên A có lương cơ bản 12.000.000 đồng/tháng, ngày công chuẩn là 22 ngày trên 1 tháng. Nếu trong tháng đó nhân viên A chỉ đi làm 20 ngày công thì lương thực nhận sẽ là: (12.000.000 ÷ 22) × 20 = 10.909.090 đồng.
2.2. Cách tính lương theo doanh thu
Lương theo doanh thu là phương pháp trả lương dựa trên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp hoặc bộ phận. Hình thức này thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng hoặc các vị trí có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu công ty.
Các hình thức thưởng theo doanh thu:
- Lương cố định + Hoa hồng theo doanh thu: Nhân viên nhận lương cơ bản cố định kèm theo phần trăm doanh thu đạt được.
- Chia phần trăm doanh thu: Nhân viên hưởng phần trăm nhất định từ doanh thu của công ty hoặc bộ phận.
- Thưởng đạt KPI: Nếu nhân viên đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh thu, họ sẽ nhận được khoản thưởng cố định.
Ví dụ minh họa:
Nhân viên kinh doanh B có lương cơ bản thỏa thuận là 5 triệu đồng/tháng, và được nhận hoa hồng 5% trên doanh thu. Trong tháng, nhân viên này làm việc và mang về 200 triệu doanh thu. Khi đó mức tính lương của B sẽ là:
Hoa hồng = 200.000.000 x 5% = 10.000.000 đồng
Lương thực nhận = 5.000.000 + 10.000.000 = 15.000.000 đồng
2.3. Cách tính lương theo sản phẩm
Lương theo sản phẩm là phương pháp trả lương dựa trên số lượng sản phẩm mà người lao động hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Hình thức này thường được áp dụng trong các ngành sản xuất, gia công, may mặc, chế biến thực phẩm hoặc các công việc có đầu ra cụ thể và dễ định lượng.
Công thức tính lương theo sản phẩm khá đơn giản: Lương = Số lượng sản phẩm hoàn thành × Đơn giá sản phẩm
Lương theo sản phẩm giúp tăng năng suất và kiểm soát tốt chi phí nhân công. Tuy nhiên, nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng khi người lao động chỉ chú trọng số lượng. Phương pháp này cũng không phù hợp với công việc đòi hỏi tư duy sáng tạo hoặc kỹ năng chuyên môn cao. Ngoài ra, áp lực về chỉ tiêu có thể khiến người lao động căng thẳng, ảnh hưởng đến sức khỏe.
Chẳng hạn, một công nhân may mặc có đơn giá 30.000 đồng/chiếc áo, nếu hoàn thành 500 chiếc/tháng, lương sẽ được tính bằng: 30.000 x 500 = 15.000.000 đồng. Nhưng nếu chỉ làm được 350 chiếc trong khi mức tối thiểu là 400, lương giảm còn: 30.000 × 350 = 10.500.000 đồng.
2.4. Cách tính lương khoán
Lương khoán là hình thức trả lương dựa trên khối lượng công việc hoặc kết quả đã hoàn thành, thay vì tính theo thời gian hay số lượng sản phẩm. Mức lương được thỏa thuận từ trước và không phụ thuộc vào số giờ làm việc. Phương pháp này thường áp dụng cho các công việc có tính chất đặc thù như dự án xây dựng, công trình hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành theo hợp đồng.
Công thức tính: Lương = Mức lương khoán thỏa thuận
Lương khoán mang lại sự linh hoạt cho cả doanh nghiệp và người lao động. Với doanh nghiệp, họ có thể kiểm soát chi phí nhân công, trong khi người lao động có động lực hoàn thành công việc nhanh chóng để nhận lương sớm. Tuy nhiên, nếu không có sự giám sát chặt chẽ, chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng khi người lao động chỉ tập trung vào tốc độ.
Ví dụ, một nhóm công nhân được thuê để hoàn thành một công trình sơn sửa nhà với mức lương khoán 50.000.000 đồng. Nếu họ hoàn thành trong 10 ngày hoặc 15 ngày, mức lương vẫn giữ nguyên. Điều này khuyến khích họ làm việc nhanh chóng nhưng cũng đòi hỏi sự đảm bảo về chất lượng công trình.
3. Cách tính lương sau khi trừ các khoản khấu trừ
3.1 Các khoản khấu trừ phổ biến
Khi tính lương thực nhận, doanh nghiệp sẽ khấu trừ một số khoản bắt buộc trước khi chi trả cho người lao động. Các khoản này bao gồm:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người lao động đóng 8% trên mức lương đóng bảo hiểm. Khoản tiền này được tích lũy để chi trả các chế độ như hưu trí, thai sản, ốm đau, tai nạn lao động.
- Bảo hiểm y tế (BHYT): Người lao động đóng 1,5% trên mức lương đóng bảo hiểm, giúp đảm bảo quyền lợi khám chữa bệnh theo chế độ bảo hiểm y tế.
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Mức đóng là 1% mức lương đóng bảo hiểm, hỗ trợ tài chính khi người lao động mất việc làm.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần, áp dụng cho những người có thu nhập chịu thuế sau khi đã trừ các khoản miễn giảm theo quy định (như giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm, từ thiện…).
- Phí công đoàn (nếu có): Doanh nghiệp đóng 2% trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, trong khi người lao động có thể đóng tùy vào quy định nội bộ của tổ chức công đoàn.
3.2 Công thức tính lương thực nhận
Có hai cách tính lương phổ biến trong doanh nghiệp, tùy theo cách thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động:
- Lương Gross: Là tổng thu nhập được ghi trong hợp đồng lao động, bao gồm cả các khoản bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân mà người lao động phải đóng.
- Lương Net: Là số tiền thực tế mà người lao động nhận sau khi đã khấu trừ các khoản nghĩa vụ bắt buộc.
Công thức quy đổi giữa lương Gross và lương Net:
- Lương Net = Lương Gross – (BHXH + BHYT + BHTN + Thuế TNCN)
- Lương Gross = Lương cơ bản + Thưởng + Các khoản khác.
Giả sử, một nhân viên có lương cơ bản là 15.000.000 đồng/ tháng, và họ được hưởng phụ cấp tiền ăn trưa, xăng xe đi lại 2.000.000 đồng và các khoản tiền thưởng là 3.000.000 đồng, thì lương Gross được tính: Lương Gross = 15,000,000 + 2,000,000 + 3,000,000 = 20,000,000 đồng/tháng.
Tuy nhiên, với mức lương Gross là 20.000.000 đồng/tháng, mức đóng bảo hiểm là 20.000.000 đồng/tháng, các khoản trích trừ được tính như sau:
- BHXH: 8% × 20.000.000 = 1.600.000 đồng
- BHYT: 1,5% × 20.000.000 = 300.000 đồng
- BHTN: 1% × 20.000.000 = 200.000 đồng
- Thuế TNCN (giả sử sau khi trừ giảm trừ gia cảnh): 700.000 đồng
Lương Net = 20.000.000 – (1.600.000 + 300.000 + 200.000 + 700.000) = 17.200.000 đồng
Lưu ý quan trọng: Theo quy định, mức lương đóng BHXH không dựa trực tiếp trên lương Gross mà trên mức lương làm căn cứ đóng BHXH, có thể thấp hơn lương Gross. Ví dụ, nếu mức lương đóng BHXH là 5.000.000 đồng, các khoản khấu trừ sẽ được tính trên mức này.
Đọc thêm: Phiếu lương là gì? Tải miễn phí 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp
4. Công cụ hỗ trợ tính lương nhanh chóng
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, việc tính toán bảng lương thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót. Để giải quyết bài toán này, Base Payroll mang đến giải pháp tự động hóa, giúp doanh nghiệp tính lương chính xác, minh bạch và tiết kiệm tối đa nguồn lực.
- Tự động tính toán bảng lương với công thức linh hoạt: Base Payroll cung cấp bộ biến mặc định phong phú, cho phép doanh nghiệp thiết lập các công thức tính lương phù hợp với chính sách nội bộ. Các công thức trên Excel có thể được cài đặt dễ dàng, sau đó hệ thống sẽ tự động xử lý, hạn chế tối đa sai sót do tính toán thủ công.
- Thiết lập chu kỳ tính lương linh hoạt: Doanh nghiệp có thể chủ động cài đặt các chu kỳ tính lương và thanh toán theo từng tháng, từng quý hoặc tùy theo đặc thù của từng bộ phận. Hệ thống cũng hỗ trợ thiết lập bảng lương phụ, đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý tài chính và phúc lợi cho nhân viên.
- Tích hợp sâu với các phần mềm nhân sự khác: Điểm mạnh của Base Payroll là khả năng kết nối trực tiếp với các ứng dụng HRM, giúp đồng bộ dữ liệu nhân sự một cách tự động:
- Base HRM: Khi có quyết định tăng lương hoặc điều chỉnh phúc lợi, hệ thống sẽ tự động cập nhật, tránh tình trạng nhập liệu nhiều lần gây nhầm lẫn.
- Base Checkin, Base Timeoff, Base Timesheet: Dữ liệu chấm công, số ngày nghỉ phép sẽ được tự động tổng hợp và đưa vào bảng lương, đảm bảo quá trình tính toán diễn ra nhanh chóng và chính xác.
- Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương minh bạch: Trong trường hợp cần thay đổi thông tin lương, hệ thống cho phép điều chỉnh thủ công và lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa. Nhân viên cũng sẽ nhận được thông báo về những thay đổi này, giúp tránh tranh chấp không đáng có.
Với khả năng tự động hóa mạnh mẽ, Base Payroll không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót mà còn nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quy trình tính lương. Đây là công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự trong thời đại số.
5. Lưu ý quan trọng khi tính lương
Việc tuân thủ các nguyên tắc và kỳ hạn trả lương là yếu tố then chốt trong quản lý nhân sự, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định pháp luật.
Kỳ hạn trả lương
Theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, kỳ hạn trả lương được quy định như sau:
- Lương theo giờ, ngày, tuần: Người lao động được trả lương sau mỗi giờ, ngày, tuần làm việc hoặc theo thỏa thuận, nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.
- Lương theo tháng: Người lao động được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.
Nguyên tắc trả lương
Theo điều 94 Bộ luật Lao động 2019, việc trả lương phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Trả đúng hạn và đầy đủ: Doanh nghiệp có trách nhiệm trả lương đúng ngày, không được chậm trễ hoặc chi trả thiếu so với thỏa thuận.
- Trả lương trực tiếp hoặc qua tài khoản ngân hàng: Lương có thể được trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Nếu trả qua ngân hàng, doanh nghiệp có thể hỗ trợ phí chuyển khoản cho người lao động.
- Không ép buộc sử dụng lương vào mục đích khác: Người sử dụng lao động không được ép buộc người lao động phải chi tiêu lương vào việc mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hoặc bất kỳ bên thứ ba nào.
- Bảo đảm nguyên tắc bình đẳng: Người lao động làm công việc có giá trị tương đương nhau phải được trả lương như nhau, không phân biệt giới tính, vùng miền hay bất kỳ yếu tố nào khác ngoài năng lực và hiệu suất công việc.
6. Kết luận
Tóm lại, cách tính lương có thể dựa trên thời gian, sản phẩm, doanh thu hoặc khoán công việc, tùy vào đặc thù doanh nghiệp. Dù áp dụng phương pháp nào, tính minh bạch và chính xác luôn là yếu tố quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Người lao động nên chủ động kiểm tra bảng lương, trong khi doanh nghiệp có thể ứng dụng công cụ tính lương tự động để giảm sai sót, tối ưu quy trình và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
