Bạn đã bao giờ cảm thấy danh sách công việc của mình hoặc của đội nhóm dài bất tận và không biết nên bắt đầu từ đâu chưa? Nếu vậy, Ma trận Eisenhower chính là “cứu cánh” giúp bạn phân loại, sắp xếp và ưu tiên công việc một cách khoa học. Để tận dụng hiệu quả phương pháp này, hãy áp dụng những bí quyết quản lý thời gian mà Talent.vn sắp chia sẻ ngay sau đây!
1. Ma trận Eisenhower là gì?
1.1 Khái niệm
Ma trận Eisenhower (hay Eisenhower Matrix) là một phương pháp quản lý thời gian giúp bạn phân loại và sắp xếp công việc một cách hợp lý theo mức độ ưu tiên. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng xác định những việc cần làm ngay, những việc có thể trì hoãn, những việc có thể giao cho người khác hoặc loại bỏ hoàn toàn.
Đây được xem là công cụ lý tưởng cho bất kỳ ai muốn tối ưu hóa năng suất lao động hàng ngày, đặc biệt hữu ích cho những người đang cảm thấy quá tải với khối lượng công việc lớn trong quỹ thời gian hạn hẹp. Hoặc, bạn có thể cân nhắc sử dụng Ma trận Eisenhower nếu gặp phải các tình huống sau:
- Thiếu tiến độ rõ ràng trong quá trình tiến tới mục tiêu dài hạn.
- Làm việc hết sức nhưng không đạt kết quả mong muốn.
- Liên tục bị cuốn vào các tình huống khẩn cấp, khiến những nhiệm vụ quan trọng bị trì hoãn.
- Gặp khó khăn trong việc giao việc và từ chối yêu cầu từ người khác.
- Thường xuyên trì hoãn và không biết nên bắt đầu từ đâu.
Bằng cách áp dụng Ma trận Eisenhower, bạn có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tránh bị phân tán bởi những công việc không mang lại giá trị lâu dài.
1.2 Cấu trúc
Chúng ta có thể xem ma trận Eisenhower là một hình vuông được phân thành 4 góc phần tư. Mỗi góc phần tư đại diện cho một nhóm công việc:
- Góc phần tư thứ 1: Khẩn cấp & Quan trọng – Hành động ngay: Bao gồm những nhiệm vụ mang tính cấp bách và quan trọng, cần được thực hiện ngay lập tức để không bị trễ deadline, gây ảnh hưởng đến tiến độ và mục tiêu.
- Góc phần tư thứ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lập kế hoạch: Bao gồm những nhiệm vụ quan trọng nhưng không đòi hỏi hoàn thành ngay. Chúng thường liên quan đến mục tiêu dài hạn, do đó, bạn có thể lên lịch để thực hiện sau.
- Góc phần tư thứ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Ủy quyền: Bao gồm những nhiệm vụ cần được thực hiện ngay nhưng không quan trọng. Bạn có thể giao chúng cho người khác hoặc xếp sau các nhiệm vụ quan trọng.
- Góc phần tư thứ 4: Không quan trọng & khẩn cấp – Xem xét loại bỏ: Bao gồm các nhiệm vụ không cấp bách và cũng không có ích cho kế hoạch dài hạn. Bạn có thể hoãn lại hoặc loại chúng khỏi danh sách những việc cần làm để tránh lãng phí thời gian.
Sau khi tất cả các nhiệm vụ của bạn được phân bổ vào một góc phần tư phù hợp, bạn có thể sử dụng phần tư này để ưu tiên và đưa ra quyết định.
1.3 Ma trận Eisenhower được sáng tạo bởi ai?
Dwight D. Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ là người đặt nền móng cho ý tưởng hình thành Ma trận Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, ông đã trích dẫn lời của một hiệu trưởng đại học giấu tên như sau:
“Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp thì không quan trọng, còn điều quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp.”
Chính tư duy này đã truyền cảm hứng cho Stephen Covey, tác giả cuốn sách nổi tiếng “The 7 Habits of Highly Effective People”, xây dựng và phát triển một công cụ quản lý thời gian hiệu quả mà sau này được biết đến với tên gọi: Ma trận Eisenhower, hay Ma trận Khẩn cấp – Quan trọng.
2. Ma trận Eisenhower mang lại lợi ích gì cho người sử dụng?
Ma trận Eisenhower giúp chúng ta tập trung vào những công việc tạo ra tác động lớn, từ đó nâng cao năng suất và giảm bớt căng thẳng. Lợi ích này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc trong một doanh nghiệp mà còn mang lại giá trị tích cực về mặt tâm lý cho mỗi cá nhân. Cụ thể, việc ứng dụng phương pháp quản lý thời gian này giúp:
– Ra quyết định dễ dàng hơn: Việc phân định rõ ràng giữa nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp giúp chúng ta nhanh chóng xác định đâu là ưu tiên hàng đầu mà không phải lưỡng lự quá nhiều.
– Giảm bớt căng thẳng và cải thiện sự tập trung: Bằng cách tinh chỉnh các ưu tiên và loại bỏ những đầu việc nhỏ nhặt không đáng kể, chúng ta có thể dành nhiều năng lượng và chất xám hơn cho những nhiệm vụ thực sự quan trọng, từ đó nâng cao chất lượng công việc và đạt được kết quả tốt hơn.
– Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Thời gian chính là tiền bạc. Ma trận Eisenhower khuyến khích tư duy ưu tiên thường xuyên, giúp doanh nghiệp và cá nhân tối ưu hóa các nguồn lực quý giá cho những công việc mang lại giá trị cao, đặc biệt khi áp dụng lâu dài qua nhiều quý hoặc nhiều năm.
3. Làm thế nào để phân biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”?
Trước khi sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”. Dù hai khái niệm này có vẻ tương đồng, nhưng theo nguyên tắc Eisenhower, chúng mang ý nghĩa rất khác nhau. Chính sự khác biệt này sẽ giúp bạn xác định nhiệm vụ nào cần thực hiện và nhiệm vụ nào nên giao cho người khác. Cụ thể:
– Nhiệm vụ khẩn cấp – Cần xử lý ngay lập tức:
Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý và hành động ngay, bởi nếu trì hoãn, hậu quả sẽ nghiêm trọng và có thể khiến bạn thêm mệt mỏi và căng thẳng. Chúng thường là những công việc không thể thương lượng, thường đi kèm với áp lực thời gian. Ví dụ về nhiệm vụ khẩn cấp:
- Hoàn thành báo cáo phải nộp cho sếp vào cuối ngày
- Trả lời email khiếu nại của khách hàng
- Xử lý lỗi hệ thống phần mềm mà có thể khiến công việc gián đoạn
– Nhiệm vụ quan trọng – Ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn:
Trái ngược với nhiệm vụ khẩn cấp, các nhiệm vụ quan trọng không cần xử lý ngay lập tức. Nhưng chúng lại có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu, kế hoạch dài hạn của bạn. Không khẩn cấp không có nghĩa là bạn không cần ưu tiên chúng, mà thay vào đó, bạn cần lên kế hoạch kỹ lưỡng cho những nhiệm vụ này để có thể tận dụng thời gian, công sức và tài chính một cách hiệu quả. Ví dụ về các nhiệm vụ quan trọng:
- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho quý sau
- Xây dựng mối quan hệ với khách hàng
- Phát triển kỹ năng chuyên môn mới
Sau khi phân biệt được hai loại mức độ ưu tiên này, bạn có thể bắt tay vào việc phân bổ công việc của mình vào 4 góc phần tư của Ma trận Eisenhower. Hãy theo dõi hướng dẫn tiếp theo đây!
Đọc thêm: 10+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho cá nhân và doanh nghiệp 2025
4. Hướng dẫn 5 bước áp dụng ma trận Eisenhower vào quản lý công việc
Áp dụng 5 bước sau đây sẽ giúp bạn sử dụng ma trận Eisenhower một cách khoa học trong việc kiểm soát công việc của bản thân và tổ chức!
Bước 1: Lập danh sách các nhiệm vụ
Trước tiên, hãy liệt kê tất cả công việc hoặc nhiệm vụ mà bạn (hoặc đội nhóm) cần thực hiện trong ngày, tuần hoặc thậm chí là tháng tiếp theo. Bạn có thể viết ra giấy hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc như Base Wework để làm điều này. Từ đó, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về những gì cần hoàn thành trong thời gian tới.
Bước 2: Vẽ ma trận Eisenhower
Tiếp theo, hãy chuẩn bị ma trận của riêng bạn. Bạn có thể vẽ trên sổ tay, bảng trắng hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc để tạo một phiên bản kỹ thuật số. Đừng quên dán nhãn 4 góc phần tư theo đúng mô hình để dễ phân loại nhiệm vụ.
Ngoài ra, để kiểm soát lịch trình thuận tiện hơn, bạn có thể tạo nhiều ma trận Eisenhower cho từng lĩnh vực khác nhau:
- Ma trận công việc: Quản lý các nhiệm vụ liên quan đến sự nghiệp và chuyên môn.
- Ma trận cá nhân: Theo dõi thói quen và sinh hoạt hàng ngày.
- Ma trận phát triển bản thân: Dành riêng cho các hoạt động nâng cao kỹ năng và mở rộng tư duy.
Bước 3: Phân loại nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng
Bây giờ, bạn hãy xem xét danh sách nhiệm vụ của mình và đánh dấu chúng bằng các màu sắc khác nhau dựa trên góc phần tư phù hợp trong Ma trận Eisenhower. Khi phân loại, bạn cần cân nhắc kỹ các tiêu chí:
- Nhiệm vụ nào có thời hạn gấp và/hoặc đóng vai trò quan trọng trong mục tiêu dài hạn của bạn?
- Nhiệm vụ nào không thực sự đóng góp vào mục tiêu của bạn hoặc không có thời hạn rõ ràng?
Bước 4: Sắp xếp nhiệm vụ vào từng góc phần tư của ma trận
Đây là lúc bạn phân loại từng nhiệm vụ vào 1 trong 4 góc phần tư của ma trận mà bạn đã tạo. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn xác định góc phần tư phù hợp cho từng nhiệm vụ của mình:
– Góc phần tư đầu tiên: Khẩn cấp & Quan trọng:
Đây là những nhiệm vụ cấp bách và có tác động trực tiếp đến các mục tiêu dài hạn của bạn. Nếu không xử lý ngay, chúng có thể gây ra tác động xấu. Một dấu hiệu nhận biết là các công việc này thường khiến bạn lo lắng và bận tâm rất nhiều.
Ví dụ:
- Gọi điện cho khách hàng để xử lý sự cố của dự án hiện tại.
- Chuẩn bị bài thuyết trình hoặc tham gia cuộc họp khẩn cấp trong vài giờ tới.
- Giải quyết các vấn đề pháp lý hoặc tài chính quan trọng.
– Góc phần tư thứ hai: Quan trọng & Không khẩn cấp:
Những nhiệm vụ trong góc phần tư này không có tính cấp bách ngay lập tức, nhưng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của bạn. Vì chúng không có thời hạn cụ thể, bạn có thể dễ dàng trì hoãn để ưu tiên các công việc cấp bách hơn. Tuy nhiên, đầu tư vào góc phần tư này giúp bạn phát triển kỹ năng, tăng năng suất và đạt được các mục tiêu quan trọng trong tương lai.
Ví dụ:
- Xây dựng chiến lược nhân sự dài hạn cho doanh nghiệp.
- Nghiên cứu và thử nghiệm các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc mới.
- Thực hiện đánh giá hiệu suất cá nhân hoặc nhóm theo định kỳ.
Lời khuyên: Hãy lên kế hoạch trước và dành thời gian cố định trong tuần để tập trung vào các nhiệm vụ thuộc góc phần tư này, tránh để chúng bị lấn át bởi công việc khẩn cấp!
– Góc phần tư thứ ba: Khẩn cấp & Không quan trọng:
Những nhiệm vụ trong góc phần tư này mang tính cấp bách nhưng không thực sự đóng góp vào mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng thường xuất phát từ yêu cầu của người khác và đòi hỏi phải hoàn thành đúng hạn. Tuy nhiên, vì các công việc này không cần đến chuyên môn cao, bạn có thể giao phó chúng cho người khác để tối ưu thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi hơn.
Ví dụ:
- Trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng mà một thành viên trong nhóm có thể xử lý.
- Chuẩn bị các báo cáo theo mẫu có sẵn.
- Quản lý các bài đăng trên mạng xã hội, trừ khi có sự cố cần xử lý ngay lập tức.
Lời khuyên: Nếu có thể, hãy ủy quyền những nhiệm vụ này hoặc nói “không” với người khác để giảm áp lực công việc!
– Góc phần tư thứ tư: Không khẩn cấp & Không quan trọng:
Sau khi đã phân loại nhiệm vụ vào 3 góc phần tư đầu tiên, có thể bạn vẫn còn lại một số công việc không thực sự đóng góp giá trị nhưng lại tiêu tốn nhiều thời gian. Đây là những tác vụ bạn có thể loại bỏ để tập trung vào những hoạt động ý nghĩa hơn.
Ví dụ:
- Lướt Facebook, Instagram, TikTok theo thói quen mà không có mục đích cụ thể.
- Tham gia các cuộc họp không liên quan đến công việc của bạn.
- Dành quá nhiều thời gian phân loại email thay vì trả lời các email quan trọng.
Bước 5: Ưu tiên thực hiện nhiệm vụ theo vị trí trên ma trận
Sau khi phân loại xong, hãy ưu tiên xử lý các nhiệm vụ theo cấp độ quan trọng và khẩn cấp:
- Góc phần tư 1: Hành động ngay lập tức
- Góc phần tư 2: Lên kế hoạch và thực hiện sớm
- Góc phần tư 3: Ủy quyền hoặc phó thác
- Góc phần tư 4: Cắt giảm hoặc loại bỏ
Bên cạnh đó, việc chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các tác vụ nhỏ hơn cũng rất hữu ích, giúp bạn dễ dàng phân bổ thời gian và năng lượng hơn. Ngoài ra, với những nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn có thể gạch bỏ (nếu trên giấy) hoặc đánh dấu “done” (trên các ứng dụng) để giữ cho danh sách công việc gọn gàng và dễ theo dõi hơn.
5. Bí quyết quản lý thời gian thông minh với ma trận Eisenhower
Để tận dụng tối đa Ma trận Eisenhower trong việc quản lý thời gian, hãy áp dụng những mẹo sau:
5.1 Trực quan hóa các nhiệm vụ bằng màu sắc
Một trong những cách dễ dàng nhất để nhận diện mức độ ưu tiên của công việc là sử dụng màu sắc. Khi nhìn vào danh sách, bạn sẽ ngay lập tức biết nhiệm vụ nào cần làm ngay và nhiệm vụ nào có thể bỏ qua. Bạn có thể áp dụng quy tắc màu như sau:
- Xanh lá cây = Các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất → Cần làm ngay
- Vàng = Mức độ ưu tiên cao thứ hai → Lên kế hoạch
- Xanh lam = Mức độ ưu tiên cao thứ ba → Ủy thác cho người khác
- Đỏ = Không phải là ưu tiên → Xóa hoặc loại bỏ
5.2 Giới hạn số lượng nhiệm vụ trong mỗi góc phần tư
Không ai có thể làm mọi thứ cùng lúc! Vì vậy, thay vì nhồi nhét quá nhiều nhiệm vụ vào ma trận, bạn hãy giới hạn dưới 10 nhiệm vụ cho mỗi góc phần tư. Điều này không chỉ giúp danh sách công việc trông gọn gàng và dễ theo dõi hơn, mà còn giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành, thay vì cảm thấy áp lực khi nhìn vào danh sách dài dằng dặc.
5.3 Lồng ghép ma trận Eisenhower vào công việc hàng ngày với Base Wework
Thay vì phải loay hoay với sổ sách thủ công hay bảng tính Excel rườm ra, bạn có thể đơn giản hóa việc tích hợp a trận Eisenhower vào quy trình làm việc hàng ngày với Base Wework – Ứng dụng quản lý công việc và dự án toàn diện.
Với Base Wework, bạn có thể tạo danh sách công việc, dán nhãn “Quan trọng” hoặc “Khẩn cấp”, chỉ định người thực hiện và chia sẻ với đội nhóm chỉ trong vài thao tác. Khi mức độ ưu tiên thay đổi, bạn có thể cập nhật ngay lập tức mà không cần tạo lại từ đầu. Cụ thể, Base Wework hỗ trợ bạn trong việc:
– Lập kế hoạch thông minh: Base Wework giúp bạn và đội nhóm dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ trên nhiều dự án. Điều này không chỉ loại bỏ công việc trùng lặp, mà còn cho phép theo dõi tiến độ dưới nhiều góc độ, biết được ai phụ trách công việc gì, đang làm đến đâu và duy trì tính kết nối giữa nhiệm vụ cá nhân và nhiệm vụ nhóm.
– Tùy chỉnh quy trình: Base Wework cung cấp đa dạng các trường tùy chỉnh, giúp bạn sắp xếp, lên lịch và quản lý nhiệm vụ theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của mình và tổ chức. Bạn có thể: thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, gắn thẻ người phụ trách, ghi chú và sắp xếp công việc theo từng danh mục. Nhờ đó, mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ quy trình, chủ động sắp xếp công việc và làm việc năng suất hơn.
– Cộng tác toàn diện: Giao tiếp rõ ràng và minh bạch là yếu tố quan trọng giúp đội nhóm vận hành trơn tru. Với Base Wework, mọi người có thể: bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ, đính kèm tài liệu, hình ảnh, đường dẫn để chia sẻ thông tin, theo dõi tiến độ & phản hồi ngay trên cùng một hệ thống, mà không cần chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng. Điều này cũng có thể áp dụng tương tự cho các dự án hợp tác với khách hàng.
– Báo cáo đa chiều: Một điểm mạnh khác của Base Wework là hệ thống báo cáo trực quan, giúp các thành viên nắm rõ các công việc quá hạn/nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành. Từ đó, tổ chức có thể dễ dàng biết được: ai đang phụ trách nhiệm vụ nào, tiến độ công việc ra sao và những nhiệm vụ nào cần sự nhắc nhở hoặc động viên.
6. Tạm kết
Ma trận Eisenhower không chỉ là một khuôn khổ quản lý thời gian trên lý thuyết, mà còn là công cụ thiết thực giúp bạn tối ưu hóa năng suất và ra quyết định thông minh hơn. Dù là quản lý dự án kinh doanh hay sắp xếp công việc cá nhân, việc áp dụng phương pháp này sẽ cho phép bạn tập trung vào điều thực sự quan trọng, tránh bị cuốn vào những nhiệm vụ mang tính cấp bách nhưng không giá trị.
Ngoài ra, Base Wework chính là trợ thủ đắc lực giúp bạn và tổ chức ứng dụng ma trận Eisenhower vào thực tế một cách thành công. Nếu bạn muốn nâng cao hiệu suất, cộng tác chặt chẽ và duy trì tiến độ dự án minh bạch, đây chắc chắn là giải pháp không thể bỏ lỡ!
