10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2025 (Excel & Word)

Talent » Kiến thức nhân sự » 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2025 (Excel & Word)

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bảng lương không chỉ là công cụ tính toán thu nhập mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị nhân sự. Nếu bạn đang tìm kiếm những mẫu bảng lương dễ sử dụng, chuẩn chỉnh và cập nhật theo quy định mới nhất, bài viết này Talent sẽ tổng hợp 10+ mẫu bảng lương nhân viên bằng Excel & Word mà mọi doanh nghiệp đều nên có trong năm 2025.

Mục lục

1. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng mẫu bảng lương nhân viên?

1.1 Tầm quan trọng của bảng lương trong quản lý nhân sự và tài chính doanh nghiệp

Đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong chi trả lương: Mẫu bảng lương giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương rõ ràng, đảm bảo sự minh bạch trong các khoản thu nhập, phụ cấp, và khấu trừ. Điều này giúp nhân viên an tâm làm việc và giảm thiểu tranh chấp liên quan đến tiền lương.
Kiểm soát chi phí và tối ưu ngân sách nhân sự: Bảng lương không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chính xác mức lương từng nhân viên mà còn giúp kiểm soát ngân sách, tránh chi tiêu không hợp lý và tối ưu hiệu quả sử dụng nhân lực.
Tuân thủ quy định pháp luật về lao động: Bảng lương giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các chế độ phúc lợi khác, từ đó tránh được rủi ro pháp lý không đáng có.
Cung cấp dữ liệu hữu ích để đánh giá nhân sự: Thông qua các mẫu bảng lương, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng như mức lương theo hiệu suất, phụ cấp theo vị trí, từ đó có cơ sở để đưa ra các chính sách khen thưởng, đãi ngộ hợp lý.

1.2 Lợi ích của việc sử dụng mẫu bảng lương chuẩn khoa học

Tăng tính chuyên nghiệp: Một mẫu bảng lương được thiết kế khoa học giúp duy trì sự nhất quán trong việc tính toán và chi trả lương, thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự.
Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý lương: Việc áp dụng mẫu bảng lương có sẵn giúp giảm bớt công việc thủ công trong việc tính toán lương, hạn chế lỗi số học và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán, nhân sự.

Đọc thêm: Phiếu lương là gì? Tải miễn phí 5 mẫu phiếu lương chuyên nghiệp

2. Các nội dung quan trọng trong bảng lương

Bảng lương đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo minh bạch trong việc chi trả thu nhập cho nhân viên. Một mẫu bảng lương tiêu chuẩn cần có các mục chính như sau:

2.1 Thông tin cá nhân của nhân viên

Họ và tên: Nhân viên cần được xác định chính xác bằng họ tên đầy đủ.
Mã nhân viên: Mỗi cá nhân có một mã số riêng để thuận tiện trong quản lý.
Bộ phận/phòng ban: Xác định bộ phận làm việc chính thức của nhân viên trong công ty.
Chức danh: Vị trí công tác cụ thể giúp phân biệt mức lương và các khoản phụ cấp, phúc lợi đi kèm.

2.2 Chi tiết về công việc

Số ngày làm việc thực tế: Ghi nhận số ngày có mặt làm việc của nhân viên trong kỳ lương.
Số giờ tăng ca: Tổng số thời gian làm việc ngoài giờ hành chính.
Ngày nghỉ phép: Số ngày nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định.
Ngày nghỉ không lương: Những ngày nhân viên không đi làm và không được tính lương.

2.3 Các khoản thu nhập

Lương cơ bản: Là mức thu nhập thỏa thuận trong hợp đồng lao động, chưa bao gồm các khoản bổ sung.
Phụ cấp: Bao gồm các khoản hỗ trợ như ăn trưa, đi lại, trách nhiệm công việc,…
Tiền thưởng: Các khoản thưởng dựa trên năng suất làm việc, doanh thu hoặc thành tích cá nhân.
Lương tăng ca: Thu nhập từ những giờ làm thêm, tính theo quy định của công ty và luật lao động.

2.4 Các khoản khấu trừ

Bảo hiểm xã hội (BHXH): Khoản trích từ lương để đóng quỹ bảo hiểm xã hội theo quy định.
Bảo hiểm y tế (BHYT): Số tiền đóng bảo hiểm y tế giúp nhân viên hưởng các quyền lợi khám chữa bệnh.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Khoản đóng góp giúp nhân viên có chế độ hỗ trợ khi mất việc.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khoản thuế khấu trừ theo mức thu nhập chịu thuế của nhân viên.
Các khoản trừ khác: Bao gồm các khoản như tiền tạm ứng, đóng góp công đoàn, hoặc các khoản khấu trừ theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

2.5 Tổng thu nhập thực nhận

Tổng thu nhập: Là tổng của lương cơ bản, thưởng, phụ cấp và các khoản thu nhập khác.
Tổng khấu trừ: Tổng số tiền bị trừ bao gồm bảo hiểm, thuế và các khoản khác.
Lương thực nhận: Số tiền cuối cùng nhân viên nhận được sau khi trừ các khoản khấu trừ khỏi tổng thu nhập.

3. Tổng hợp 10+ mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2025

FILE TỔNG HỢP CÁC MẪU BẢNG LƯƠNG MỚI NHẤT 2025

5. Những hạn chế khi sử dụng Excel và Word trong quản lý bảng lương.

Mặc dù Excel và Word là những công cụ phổ biến và dễ tiếp cận, nhưng khi áp dụng vào quản lý bảng lương, chúng tồn tại nhiều hạn chế về bảo mật, tính chính xác, khả năng mở rộng và tự động hóa.

5.1 Thiếu tính bảo mật và dễ bị rò rỉ thông tin

Bảng lương chứa nhiều thông tin quan trọng như mức thu nhập, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và dữ liệu cá nhân của nhân viên. Khi sử dụng Excel hoặc Word, các thông tin này rất dễ bị xâm phạm hoặc chỉnh sửa trái phép. Ngoài ra, nếu không sao lưu đúng cách, dữ liệu có thể bị mất do lỗi hệ thống hoặc thao tác nhầm lẫn.

5.2 Tốn thời gian, dễ sai sót khi nhập liệu thủ công

Quản lý bảng lương bằng Excel đòi hỏi nhập liệu thủ công và thiết lập công thức tính toán, điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn trong việc tính lương, khấu trừ bảo hiểm hoặc thưởng. Khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, việc tính lương bằng Excel càng có nguy cơ sai sót và việc kiểm tra, đối chiếu cũng trở nên khó khăn hơn

5.3 Hạn chế khi doanh nghiệp mở rộng

Excel có giới hạn về số lượng dòng và cột, khiến việc quản lý bảng lương trở nên kém hiệu quả khi công ty phát triển với quy mô nhân sự lớn. Ngoài ra, việc tổ chức dữ liệu không linh hoạt có thể gây khó khăn trong việc truy xuất hoặc tổng hợp thông tin, đặc biệt khi cần phân tích số liệu về tiền lương theo từng tháng, từng phòng ban.

5.4 Không có khả năng tự động hóa và tích hợp

Khác với các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, Excel và Word không thể tự động cập nhật dữ liệu từ máy chấm công hay hệ thống kế toán. Mọi thao tác tính toán, cập nhật thông tin đều phải thực hiện thủ công, gây mất thời gian và tăng nguy cơ sai sót. Ngoài ra, việc thiếu tính năng đồng bộ hóa với các hệ thống khác khiến doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại khi cần đối chiếu dữ liệu tiền lương với các bộ phận liên quan.

5.5 Khó khăn trong lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu

Dữ liệu bảng lương được lưu trữ dưới dạng tệp riêng lẻ, dễ dẫn đến tình trạng thất lạc hoặc khó tìm kiếm khi cần tra cứu lại thông tin cũ. Khi doanh nghiệp cần tổng hợp báo cáo lương theo tháng hoặc năm, việc thu thập dữ liệu từ nhiều tệp Excel khác nhau có thể mất nhiều thời gian và công sức.

Đọc thêm: Top 9+ phần mềm tính lương tốt nhất cho doanh nghiệp hiện đại

6. Base Payroll – giải pháp xử lý công lương hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng lương Excel hoặc Word do sự tiện lợi và chi phí thấp. Tuy nhiên, phương pháp này tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót trong nhập liệu, khó kiểm soát dữ liệu, mất nhiều thời gian xử lý, và không đảm bảo tính bảo mật. Bên cạnh đó, việc tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm và thuế cũng trở nên phức tạp nếu không có công cụ hỗ trợ phù hợp.

Để khắc phục những hạn chế trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng Base Payroll, một phần mềm quản lý tiền lương tự động, giúp tối ưu quy trình tính lương và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Dưới đây là những tính năng nổi bật của Base Payroll:

Quy trình tính lương tự động: Base Payroll tự động tính toán lương dựa trên công thức có sẵn, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác.
Liên kết với hệ thống chấm công: Dữ liệu chấm công từ Base Timesheet hoặc các phần mềm HRM khác được đồng bộ hóa, giúp tính lương nhanh chóng và chính xác.
Quản lý thông tin lương minh bạch: Nhân viên có thể tra cứu bảng lương chi tiết ngay trên hệ thống, hạn chế khiếu nại và đảm bảo sự minh bạch.
Tuân thủ quy định pháp luật: Hệ thống tự động cập nhật các quy định về thuế, bảo hiểm và chính sách lao động, giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ luật pháp.
Tạo báo cáo lương chuyên sâu: Base Payroll cung cấp các báo cáo chi tiết về chi phí lương, quỹ lương và hiệu suất nhân sự, hỗ trợ ra quyết định tài chính chính xác.
Tích hợp với hệ thống tài chính – kế toán: Dữ liệu lương có thể xuất sang các phần mềm kế toán để hỗ trợ quản lý tài chính dễ dàng hơn.

Với Base Payroll, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình tính lương mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tài chính. Đây là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp hơn trong thời đại số.

7. Kết luận

Sử dụng mẫu bảng lương phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự, hạn chế sai sót trong tính toán và tuân thủ quy định lao động. Dù lựa chọn bảng lương trên Excel, Word hay phần mềm chuyên dụng, việc chuẩn hóa mẫu bảng lương vẫn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp và minh bạch hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý lương hiệu quả, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ hiện đại để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong quản lý tài chính doanh nghiệp.